Was ist Raummanagement?
Unter Raummanagement versteht man die Zuweisung, Anordnung und Anpassung des physischen Raums einer Organisation entsprechend den Bedürfnissen der Mitarbeiter. Im Büro gehören dazu unter anderem Schreibtische, Besprechungsräume und Gemeinschaftsbereiche. Das Ziel besteht darin, über die richtige Kapazität für die durchzuführenden Aktivitäten zu verfügen, ohne Entscheidungen auf der Grundlage eines einzigen arbeitsreichen oder ruhigen Tages zu treffen.
Von der Raumplanung zur konkreten Fragestellung
Beginnen Sie mit dem, was Sie entscheiden müssen: Gibt es an den arbeitsreichen Tagen genügend Schreibtische? Passen die Besprechungsräume zur Größe der Besprechungen? Soll ein Bereich geändert werden? Vergleichen Sie Standorte und Wochentage über einen repräsentativen Zeitraum und sprechen Sie mit Mitarbeitern über deren Bedürfnisse. Eine durchschnittliche Auslastung allein sagt nicht aus, ob die Kapazität ausreichend ist.
Beginnen Sie mit einer konkreten Frage
Möchten Sie den geschäftigen Büroalltag, den Bedarf an kleinen Besprechungsräumen oder die Verteilung der Catering-Kosten verstehen? Wählen Sie zunächst die Frage und dann Zeitraum, Ort und Gebiet aus. Vergleichen Sie ähnliche Zeiträume und berücksichtigen Sie Feiertage und besondere Ereignisse.
Unterscheiden Sie zwischen Reservierung und Aktivität
Eine Buchung zeigt einen Plan. Es wird nicht dokumentiert, dass eine Person den Raum genutzt oder an der Besprechung teilgenommen hat. Sensoren können bei ordnungsgemäßer Installation und Einrichtung die aufgezeichneten Aktivitäten ergänzen. Es muss klar angegeben werden, auf welcher Datenbasis ein Bericht basiert.
Sehen Sie sich die Variante an, bevor Sie das Büro wechseln
Ein Durchschnitt kann sowohl überfüllte Dienstage als auch ruhige Freitage verbergen. Schauen Sie sich daher Wochentage, Uhrzeiten und Gebiete an. Prüfen Sie auch die Größe der Räumlichkeiten und die Erfahrung der Mitarbeiter mit Ausstattung, Ruhe und Lage, bevor Sie die Kapazität ändern.
Machen Sie Erkenntnisse umsetzbar
MyDesk Analytics kann je nach Modul einen Überblick über Schreibtische, Besprechungsräume und Catering unterstützen. KI kann dabei helfen, Fragen zu Daten zu stellen, die Antworten müssen jedoch anhand der Ausschnitte und Definitionen des Berichts bewertet werden. Exporte und Sonderberichte können in die weitere Analyse einbezogen werden.
Zugriff und Speicherung klären
Vereinbaren Sie, wer personenbezogene Daten sehen darf und wie die Anonymisierung erfolgt. Nutzen Sie Berichte, um die Bedürfnisse des Büros mit dem vereinbarten Zweck zu verstehen, und bewerten Sie die Bemühungen eines einzelnen Mitarbeiters nicht allein anhand der Büroanwesenheit.