¿Qué es la gestión del espacio?
La gestión del espacio es el trabajo de asignar, organizar y adaptar el espacio físico de una organización de acuerdo con las necesidades de los empleados. En la oficina esto incluye, entre otros, escritorios, salas de reuniones y zonas comunes. El objetivo es tener la capacidad adecuada para las actividades que se deben realizar, sin tomar decisiones basadas en un solo día ocupado o tranquilo.
De la planificación espacial a una cuestión concreta
Comience con lo que tiene que decidir: ¿Hay suficientes escritorios en los días ocupados? ¿Las salas de reuniones se ajustan al tamaño de las reuniones? ¿Se debe cambiar un área? Compare ubicaciones y días de la semana durante un período representativo y hable con los empleados sobre sus necesidades. Una ocupación media no indica por sí sola si la capacidad es suficiente.
Comience con una pregunta concreta
¿Quiere comprender los ajetreados días de oficina, la necesidad de pequeñas salas de reuniones o la distribución de los costes de catering? Primero seleccione la pregunta y luego el período, la ubicación y el área. Compare períodos similares y tenga en cuenta días festivos y eventos especiales.
Distinguir entre reserva y actividad
Una reserva muestra un plan. No documenta que una persona utilizó el espacio o participó en la reunión. Los sensores pueden complementarse con la actividad registrada cuando se instalan y configuran correctamente. Se debe indicar claramente qué base de datos utiliza un informe.
Vea la variación antes de cambiar de oficina
Una media puede ocultar tanto los martes abarrotados como los viernes tranquilos. Por tanto, fíjate en los días de la semana, horarios y zonas. Examina también el tamaño del local y la experiencia de los empleados con el equipamiento, la tranquilidad y la ubicación antes de cambiar el aforo.
Haga que los conocimientos sean procesables
MyDesk Analytics puede admitir una descripción general de escritorios, salas de reuniones y catering según los módulos. La IA puede ayudar a formular preguntas sobre los datos, pero las respuestas deben evaluarse con respecto a los fragmentos y definiciones del informe. Las exportaciones y los informes especiales se pueden incluir en el análisis posterior.
Aclarar el acceso y el almacenamiento
Acuerde quién debería poder ver la información de identificación personal y cómo se utiliza el anonimato. Utilice informes para comprender las necesidades de la oficina con el propósito acordado y no evalúe los esfuerzos de un solo empleado basándose únicamente en la asistencia a la oficina.