Vad är rymdhantering?
Space management är arbetet med att fördela, ordna och anpassa en organisations fysiska utrymme efter medarbetarnas behov. På kontoret ingår bland annat skrivbord, mötesrum och gemensamma utrymmen. Målet är att ha rätt kapacitet för de aktiviteter som behöver ske, utan att ta beslut utifrån en enda hektisk eller lugn dag.
Från rymdplanering till en konkret fråga
Börja med det du måste bestämma dig för: Finns det tillräckligt med skrivbord under de hektiska dagarna? Passar mötesrummen storleken på mötena? Ska ett område ändras? Jämför platser och veckodagar under en representativ period och prata med anställda om deras behov. En genomsnittlig beläggning säger inte ensam om kapaciteten är tillräcklig.
Börja med en konkret fråga
Vill du förstå de hektiska kontorsdagarna, behovet av små mötesrum eller fördelningen av cateringkostnader? Välj först frågan och sedan period, plats och område. Jämför liknande perioder och ta hänsyn till helgdagar och speciella händelser.
Skilj på reservation och aktivitet
En bokning visar en plan. Den dokumenterar inte att en person använde utrymmet eller deltog i mötet. Sensorer kan komplettera med registrerad aktivitet när de är installerade och korrekt inställda. Det ska tydligt framgå vilket dataunderlag en rapport använder.
Se variationen innan du byter kontor
Ett genomsnitt kan dölja både trånga tisdagar och lugna fredagar. Titta därför på veckodagar, tider och områden. Undersök även storleken på lokalerna och medarbetarnas upplevelse av utrustningen, lugnet och läget innan du ändrar kapaciteten.
Gör insikter användbara
MyDesk Analytics kan stödja en översikt över skrivbord, mötesrum och catering beroende på moduler. AI kan hjälpa till att ställa frågor om data, men svaren måste utvärderas mot rapportens utdrag och definitioner. Export och specialrapporter kan ingå i den fortsatta analysen.
Förtydliga åtkomst och lagring
Kom överens om vem som ska kunna se personligt identifierbar information och hur anonymisering används. Använd rapporter för att förstå kontorets behov med det överenskomna syftet, och utvärdera inte insatserna från en enskild anställd baserat på enbart närvaro på kontoret.