Hva er space management?
Space management er arbeidet med å tildele, tilrettelegge og tilpasse en organisasjons fysiske rom etter de ansattes behov. På kontoret omfatter dette blant annet skrivebord, møterom og fellesarealer. Målet er å ha riktig kapasitet til aktivitetene som skal finne sted, uten å ta avgjørelser basert på en eneste travel eller rolig dag.
Fra plassplanlegging til et konkret spørsmål
Start med det du må bestemme deg for: Er det nok pulter på de travle dagene? Passer møterommene til størrelsen på møtene? Bør et område endres? Sammenlign steder og ukedager over en representativ periode og snakk med ansatte om deres behov. Et gjennomsnittlig belegg forteller ikke alene om kapasiteten er tilstrekkelig.
Start med et spesifikt spørsmål
Vil du forstå de travle kontordagene, behovet for små møterom eller fordelingen av serveringsutgifter? Velg først spørsmålet og deretter periode, sted og område. Sammenlign lignende perioder og ta høyde for ferier og spesielle hendelser.
Skille mellom reservasjon og aktivitet
En bestilling viser en plan. Den dokumenterer ikke at en person har brukt plassen eller deltatt i møtet. Sensorer kan supplere med registrert aktivitet når de er installert og riktig satt opp. Det skal tydelig fremgå hvilket datagrunnlag en rapport bruker.
Se variasjonen før du bytter kontor
Et gjennomsnitt kan skjule både overfylte tirsdager og rolige fredager. Se derfor på ukedager, tider og områder. Undersøk også størrelsen på lokalene og de ansattes opplevelse av utstyret, roen og beliggenheten før du endrer kapasiteten.
Gjør innsikt handlekraftig
MyDesk Analytics kan støtte en oversikt over pulter, møterom og catering avhengig av moduler. AI kan bidra til å stille spørsmål om data, men svar må vurderes mot rapportens utdrag og definisjoner. Eksport og spesialrapporter kan inkluderes i den videre analysen.
Tydeliggjør tilgang og lagring
Avtal hvem som skal kunne se personlig identifiserbar informasjon og hvordan anonymisering brukes. Bruk rapporter for å forstå behovene til kontoret med det avtalte formålet, og ikke evaluer innsatsen til en enkelt ansatt basert på kontoroppmøte alene.