Qu'est-ce que la gestion de l'espace ?
La gestion de l'espace est le travail d'attribution, d'aménagement et d'adaptation de l'espace physique d'une organisation en fonction des besoins des employés. Au bureau, cela comprend, entre autres, les bureaux, les salles de réunion et les espaces communs. L’objectif est d’avoir la capacité adéquate pour les activités qui doivent avoir lieu, sans prendre de décisions basées sur une seule journée chargée ou calme.
De l’aménagement de l’espace à une question concrète
Commencez par ce que vous devez décider : y a-t-il suffisamment de bureaux pendant les journées chargées ? Les salles de réunion sont-elles adaptées à la taille des réunions ? Faut-il changer de zone ? Comparez les lieux et les jours de la semaine sur une période représentative et discutez avec les collaborateurs de leurs besoins. Un taux d'occupation moyen ne permet pas à lui seul de déterminer si la capacité est suffisante.
Commencez par une question concrète
Voulez-vous comprendre les journées de bureau chargées, le besoin de petites salles de réunion ou la répartition des frais de restauration ? Sélectionnez d’abord la question, puis la période, le lieu et la zone. Comparez des périodes similaires et tenez compte des vacances et des événements spéciaux.
Distinguer réservation et activité
Une réservation montre un plan. Il ne prouve pas qu'une personne ait utilisé l'espace ou participé à la réunion. Les capteurs peuvent compléter l’activité enregistrée lorsqu’ils sont installés et correctement configurés. Il convient d'indiquer clairement sur quelle base de données un rapport s'appuie.
Voir la variation avant de changer de bureau
Une moyenne peut cacher à la fois des mardis bondés et des vendredis calmes. Par conséquent, regardez les jours de la semaine, les heures et les zones. Examinez également la taille des lieux et l'expérience des employés quant aux équipements, à la tranquillité et à l'emplacement avant de modifier la capacité.
Rendre les informations exploitables
MyDesk Analytics peut prendre en charge une vue d'ensemble des bureaux, des salles de réunion et de la restauration en fonction des modules. L'IA peut aider à poser des questions sur les données, mais les réponses doivent être évaluées par rapport aux extraits et aux définitions du rapport. Les exportations et les rapports spéciaux peuvent être inclus dans l’analyse plus approfondie.
Clarifier l’accès et le stockage
Convenez de qui devrait pouvoir voir les informations personnelles identifiables et de la manière dont l’anonymisation est utilisée. Utilisez des rapports pour comprendre les besoins du bureau dans le but convenu et n'évaluez pas les efforts d'un seul employé sur la seule base de sa présence au bureau.