Hvad er space management?
Space management er arbejdet med at fordele, indrette og tilpasse en organisations fysiske plads efter medarbejdernes behov. På kontoret omfatter det blandt andet skriveborde, mødelokaler og fællesområder. Målet er at have den rigtige kapacitet til de aktiviteter, der skal foregå, uden at træffe beslutninger på baggrund af en enkelt travl eller stille dag.
Fra pladsplanlægning til et konkret spørgsmål
Start med det, I skal beslutte: Er der nok skriveborde på de travle dage? Passer mødelokalernes størrelse til møderne? Skal et område ændres? Sammenlign lokationer og ugedage over en repræsentativ periode, og tal med medarbejderne om deres behov. En gennemsnitlig belægning fortæller ikke alene, om kapaciteten er tilstrækkelig.
Start med et konkret spørgsmål
Vil I forstå de travle kontordage, behovet for små mødelokaler eller fordelingen af forplejningsudgifter? Vælg først spørgsmålet og derefter periode, lokation og område. Sammenlign ens perioder og tag højde for ferie og særlige arrangementer.
Skeln mellem reservation og aktivitet
En booking viser en plan. Den dokumenterer ikke, at en person brugte pladsen eller deltog i mødet. Sensorer kan supplere med registreret aktivitet, når de er installeret og korrekt sat op. Det skal fremgå tydeligt, hvilket datagrundlag en rapport bruger.
Se variationen, før I ændrer kontoret
Et gennemsnit kan skjule både overfyldte tirsdage og stille fredage. Se derfor på ugedage, tidspunkter og områder. Undersøg også lokalernes størrelse og medarbejdernes oplevelse af udstyr, ro og placering, inden I ændrer kapaciteten.
Gør indsigt anvendelig
MyDesk Analytics kan understøtte overblik over skriveborde, mødelokaler og forplejning afhængigt af modulerne. AI kan hjælpe med at stille spørgsmål til data, men svar skal vurderes mod rapportens udsnit og definitioner. Eksport og specialrapporter kan indgå i den videre analyse.
Afklar adgang og opbevaring
Aftal, hvem der skal kunne se personhenførbare oplysninger, og hvordan anonymisering bruges. Brug rapporter til at forstå kontorets behov med det aftalte formål, og vurder ikke en enkelt medarbejders indsats ud fra kontorfremmøde alene.