Tvilum A/S: Professionel gæstemodtagelse og digital besøgsstyring

Problemet

Som en af verdens førende producenter af saml-selv-møbler håndterer Tvilum dagligt mange logistikpartnere, leverandører og forretningsforbindelser i deres hovedkvarter i Fårvang. Med over 380 ansatte og en kompleks produktion er behovet for en struktureret og sikker styring af indkommende gæster afgørende for hverdagens flow.

I industrielle produktionsvirksomheder kan receptionen ofte være et travlt knudepunkt, hvor manuel gæsteregistrering kan føre til flaskehalse og manglende overblik. Uden et digitalt system kan det være udfordrende at sikre, at værten får øjeblikkelig besked, når en gæst ankommer, hvilket kan skabe unødig ventetid i ankomstområdet.

Tvilum ønskede derfor at modernisere deres modtagelse for at matche deres profil som en innovativ industrivirksomhed. De søgte en løsning, der både kunne højne sikkerheden gennem præcise besøgslister og samtidig give gæsterne en intuitiv og professionel velkomst helt fra det øjeblik, de træder ind ad døren.

Løsningen

MyDesk har leveret og implementeret en komplet løsning til digital besøgsstyring, der er skræddersyet til Tvilums behov i receptionen. Centralt i løsningen står en æstetisk Bouncepad-stander med integreret hardware, som fungerer som virksomhedens digitale ansigt udadtil over for alle besøgende.

Løsningen er sat op til at håndtere hele flowet fra gæstens ankomst til deres tjek-ind hos den specifikke vært. MyDesk har konfigureret systemet, så det er nemt for gæster at registrere deres ankomst, hvorefter værten automatisk modtager en notifikation om, at deres besøgende er klar til at blive afhentet.

Hardwaren og softwaren spiller tæt sammen for at skabe en stabil og brugervenlig platform, der kan køre kontinuerligt i et aktivt indusrtimiljø. Ved at benytte egen hardware i kombination med MyDesks software har Tvilum fået en robust installation, der både er funktionel og visuelt præsentabel i deres hovedkvarter.

Resultatet

Implementeringen af MyDesks besøgsstyring har givet Tvilum en langt mere strømlinet proces for modtagelse af gæster og eksterne samarbejdspartnere. Den professionelle velkomst sender et stærkt signal om en moderne og digitaliseret virksomhed, der prioriterer den gode gæsteoplevelse højt.

Internt har løsningen skabt mærkbare forbedringer i overblikket over, hvem der befinder sig på lokationen, hvilket øger sikkerheden i dagligdagen. Administrative medarbejdere og værter slipper for manuelle opgaver i forbindelse med ankomstregistrering, da systemet automatisk håndterer informationsflowet mellem gæsten og virksomheden.

De kvalitative fordele viser sig især ved den ro, løsningen bringer til ankomstområdet, hvor gæsterne nu kan tjekke ind selvstændigt og hurtigt. Tvilum råder nu over et moderne værktøj, der sikrer en effektiv hverdag og en ensartet, professionel standard for alle, der besøger virksomheden i Fårvang.