KMC: Professionel mødebooking og kontorstyring med MyDesk

Problemet

KMC i Brande er en central aktør i dansk fødevareproduktion med en moderne administration, der understøtter den omfattende produktion. Som virksomheden er vokset, opstod der et behov for at professionalisere måden, deres fysiske rammer blev brugt på. Det eksisterende setup krævede mere manuel koordinering, end hvad godt var for en virksomhed i fremdrift.

I fødevarebranchen er effektivitet og præcision altid i højsædet, og det gælder også i de administrative støttefunktioner. Udfordringen bestod i at skabe gennemsigtighed omkring, hvem der var på kontoret hvornår, og sikre en smidig udnyttelse af de fælles faciliteter. Uden et centralt system kunne det være uklart, om lokaler var ledige eller optagede til vigtige møder.

Valget faldt på at finde en digital løsning, der kunne binde planlægning og logistik tættere sammen. KMC søgte et værktøj, der ikke blot kunne håndtere skrivebordsvalg, men som også kunne løfte hele oplevelsen omkring mødeafvikling og intern service. Målet var at skabe en intuitiv hverdag for de ansatte med færre manuelle arbejdsgange.

Løsningen

Vi har i tæt samarbejde med KMC implementeret en samlet løsning bestående af MyDesk Planner, mødelokalebooking og mødeforplejning. Med MyDesk Planner har medarbejderne nu et visuelt værktøj, hvor de hurtigt kan planlægge deres arbejdsuge og se deres kollegers tilstedeværelse. Det giver administrationen i Brande et solidt fundament for at skabe et dynamisk kontormiljø.

Løsningen til mødelokalebooking er blevet integreret direkte i deres eksisterende arbejdsflow, hvilket fjerner usikkerhed om reservationer. Vi har konfigureret systemet, så det er let at vælge det rette lokale baseret på behov og kapacitet. Det sikrer, at husets ressourcer bliver udnyttet optimalt gennem hele arbejdsdagen.

Som en integreret del af mødebookingen har vi udrullet modulet til mødeforplejning, som binder booking og kantine tæt sammen. Når et møde bookes, kan de relevante bestillinger foretages direkte i samme arbejdsgang. Dette sikrer, at køkkenet automatisk modtager besked, hvilket minimerer risikoen for fejl og dobbeltarbejde.

Resultatet

Resultatet for KMC er en mere struktureret og gnidningsfri hverdag, hvor administrationen af faciliteter kører automatisk i baggrunden. Medarbejderne har fået et bedre overblik over deres arbejdsplads, hvilket fremmer både samarbejde og fleksibilitet. Brugerfladen gør det nemt at koordinere fælles opgaver uden at skulle sende adskillige interne mails.

Den fulde integration af mødeforplejning har skabt en markant forbedret arbejdsgang mellem mødebooker og servicepersonale. Der er nu fuld klarhed over leveringstider og indhold, hvilket øger kvaliteten af de interne møder. Forplejningen er blevet en naturlig forlængelse af den samlede mødeoplevelse for medarbejderne.

Samlet set har KMC fået en fremtidssikret platform, der understøtter virksomhedens professionelle image og vækst. Overblikket over hvem der er på kontoret, kombineret med en struktureret håndtering af møder, har skabt ro omkring de praktiske forhold. Det giver medarbejderne i Brande mulighed for at holde fuldt fokus på deres kerneopgaver i fødevaresektoren.