TV2 Øst: Bedre ressourcestyring og samarbejde med MyDesk

Problemet

Som en moderne mediehus med base i Vordingborg og over 100 ansatte har TV2 Øst en hverdag, hvor tempoet er højt og behovet for koordinering er konstant. Den daglige drift kræver, at både redaktionelle og tekniske medarbejdere kan finde sammen om produktioner på tværs af huset.

I mediebranchen er fleksibilitet en nødvendighed, da nyhedsbilledet hurtigt kan ændre sig og skabe et akut behov for fælles planlægning. Uden et centralt system til at styre kontorets faciliteter kan der opstå usikkerhed om, hvor kollegerne befinder sig, og om de rette faciliteter er ledige til rådighed.

TV2 Øst søgte derfor en løsning, der kunne skabe struktur i en dynamisk hverdag og gøre det lettere for organisationen at planlægge frem i tiden. Målet var at implementere et værktøj, der kunne samle både mødebooking og medarbejdernes fysiske tilstedeværelse ét sted.

Løsningen

Vi har leveret en skræddersyet pakke til TV2 Øst, som består af vores løsning til mødelokalebooking integreret med MyDesk Planner. Dette setup sikrer, at medarbejderne har adgang til de nødvendige værktøjer direkte gennem deres eksisterende digitale arbejdsflade. Løsningen er designet til at give et intuitivt workflow, når der skal bookes ressourcer til produktioner eller redaktionsmøder.

Med MyDesk Planner har vi aktiveret muligheden for, at medarbejderne kan tilkendegive deres arbejdssted, uanset om de er på kontoret, ude i marken eller arbejder fra andre lokationer. Dette giver et visuelt overblik over hele holdet i realtid, hvilket reducerer den manuelle koordinering markant. Integrationen sikrer, at alle tilgængelige ressourcer udnyttes optimalt i forhold til hvem, der er i huset.

Mødelokale-løsningen gør det nemt at finde og reservere faciliteter med de rigtige specifikationer til hver enkelt opgave. Vi har opkoblet deres lokaler til systemet, så der aldrig opstår tvivl om reservationer eller dobbeltbookinger. Det betyder, at medarbejderne kan fokusere på deres kerneopgave – at skabe journalistik og indhold til regionen.

Resultatet

TV2 Øst har i dag opnået et langt bedre overblik over deres fysiske ressourcer og menneskelige kapacitet på tværs af de forskellige afdelinger. Brugen af MyDesk Planner gør det muligt for de ansatte hurtigt at spotte, hvornår kollegerne er til stede, hvilket styrker det sociale sammenhold og det professionelle samarbejde. Den gennemsigtighed, løsningen tilbyder, har skabt en mere smidig hverdag uden unødige forstyrrelser.

Administrationen af mødelokaler er blevet forenklet, og der er nu en klar og overskuelig proces for reservation af kvadratmeterne i mediebygningen i Vordingborg. Automatiseringen af disse processer fjerner de daglige koordineringsudfordringer, som tidligere kunne stjæle fokus fra det kreative arbejde. Medarbejderne oplever en flydende overgang mellem planlægning og eksekvering i deres projekter.

Samlet set har MyDesk givet TV2 Øst en digital infrastruktur, der understøtter en moderne og fleksibel arbejdskultur. Ved at have ét fælles system til både planlægning og facilitetstyring har de skabt fundamentet for en mere organiseret arbejdsplads. Det resulterer i en større tryghed for medarbejderne, der altid har fundamentet i orden, før de kaster sig over dagens nyheder.