Glostrup Forsyning A/S: Sikker gæstemodtagelse med MyDesk

Problemet

Glostrup Forsyning A/S opererer som en central forsyningsvirksomhed, hvor sikkerhed og overblik over besøgende er afgørende faktorer i dagligdagen. Med 33 medarbejdere og en jævn strøm af eksterne samarbejdspartnere og gæster, opstod der et behov for at modernisere den måde, de modtog besøgende på.

I forsyningsbranchen er der ofte høje krav til dokumentation og sikkerhedsmæssig sporbarhed, hvilket kan være svært at håndtere manuelt. Traditionelle logbøger i receptionen kan føre til mangelfuldt overblik og en mindre professionel velkomst for gæster, der ankommer til virksomheden.

Virksomheden søgte derfor en løsning, der kunne automatisere registreringsprocessen og sikre, at de rette medarbejdere fik besked med det samme. Ønsket var at skabe en mere gnidningsfri overgang fra ankomst til mødestart, samtidig med at sikkerhedsniveauet omkring husets gæster blev løftet.

Løsningen

MyDesk har leveret en komplet pakke til gæsteregistrering og besøgsstyring, der er skræddersyet til at passe ind i hverdagen hos Glostrup Forsyning. Løsningen består af en intuitiv platform, hvor gæster selv kan registrere deres ankomst ved ankomstterminalen, hvilket frigør ressourcer i administrationen.

Systemet er sat op til automatisk at sende notificeringer via SMS eller e-mail til værten, så snart deres gæst har tjekket ind. Dette sikrer, at ingen gæster bliver glemt i receptionen, og at mødeværten hurtigt kan tage imod de besøgende uden unødig ventetid.

Udover den daglige håndtering har vi implementeret en administrativ oversigt, der giver Glostrup Forsyning et live-view over, hvem der befinder sig på adressen. Denne funktion er essentiel for sikkerheden og sikrer, at virksomheden altid har styr på de eksterne personer, der færdes i deres lokaler.

Resultatet

Med implementeringen af MyDesk har Glostrup Forsyning opnået en betydeligt mere professionel og sammenhængende proces for deres gæstehåndtering. Den manuelle administration omkring ankomne gæster er nu erstattet af et digitalt workflow, der fungerer fejlfrit hver gang en gæst træder ind ad døren.

Det digitale overblik har givet en større tryghed i organisationen, da det nu er muligt at se en præcis log over besøgende i realtid. Dette understøtter både de interne sikkerhedsprocedurer og gør det nemt at håndtere gæstelister i tilfælde af evakuering eller andre kritiske situationer.

Hverdagslivet for de 33 ansatte er blevet lettere, da de nu automatisk får besked på deres foretrukne enhed, når de har besøg. Den samlede oplevelse for både medarbejdere og gæster er blevet mere moderne og effektiv, hvilket afspejler virksomhedens fokus på digitalisering og kvalitet.