Novafos: Effektiv ressourcestyring og kontorflow med MyDesk

Problemet

Som en central forsyningsvirksomhed med base i Birkerød har Novafos haft behov for at skabe rammerne for en moderne og fleksibel arbejdsplads for deres 300 medarbejdere. Med mange ansatte, der har skiftende behov for skrivebordspladser og mødefaciliteter, opstod der et behov for at strukturere hverdagen mere effektivt. Tidligere kunne det være en udfordring at bevare det fulde overblik over ledig kapacitet i huset.

I utility-branchen er stabilitet og effektivitet nøgleord, og det gælder også for de interne administrative processer. Uden et centralt system til håndtering af ressourcer kan der opstå unødigt tidsforbrug på at finde ledige arbejdsstationer eller koordinere gæstebesøg. En manuel tilgang til administration af kontoret kan hurtigt blive en barriere for et gnidningsfrit workflow mellem de forskellige afdelinger.

Novafos valgte derfor at søge en samlet løsning, der kunne binde deres fysiske lokationer sammen i én intuitiv platform. Ønsket var at implementere professionelle værktøjer, der både understøttede medarbejdernes behov for fleksibilitet og sikrede en repræsentativ modtagelse af eksterne samarbejdspartnere. Valget faldt på MyDesk for at skabe en sammenhængende digital infrastruktur på kontoret.

Løsningen

Vi har leveret en skræddersyet totalløsning til Novafos, der integrerer desk booking, mødelokalebooking og gæsteregistrering i én samlet flade. Implementationen betyder, at medarbejderne nu har adgang til en brugervenlig app og webplatform, hvor de hurtigt kan reservere deres foretrukne arbejdsstation eller et mødelokale. Systemet er sat op til at afspejle deres faktiske kontorlayout, hvilket gør navigationen enkel og intuitiv.

For at optimere gæsteoplevelsen har vi implementeret vores avancerede besøgsstyringssystem, som giver Novafos et professionelt modtagelsesområde. Når gæster ankommer, bliver de automatisk registreret, og den relevante medarbejder modtager straks en notifikation om ankomsten. Dette skaber en tryghed og effektivitet for både receptionen og de besøgende, der føler sig ventet og velkomne.

En særlig del af leverancen til Novafos inkluderer vores e-ink gæstekort, som digitaliserer håndteringen af gæste-ID. Disse smarte kort opdateres automatisk med gæstens informationer ved ankomst og genbruges nemt af den næste besøgende. Det er en moderne og ressourcebesparende løsning, der taler direkte ind i ønsket om en innovativ og professionel arbejdsplads.

Resultatet

Med MyDesk har Novafos opnået en betydelig forbedring af den daglige logistik og et langt bedre overblik over kontorets udnyttelse. Medarbejderne har fået ro til at fokusere på deres kerneopgaver, da de ikke længere skal bekymre sig om at finde en ledig plads eller et ledigt mødelokale. Den digitale synlighed betyder, at planlægningen foregår proaktivt frem for ad hoc.

Implementeringen af besøgsstyringen har betydet et kvalitativt løft i måden, virksomheden modtager eksterne parter på. Ved at kombinere den digitale registrering med de innovative e-ink gæstekort fremstår Novafos som en moderne og teknologisk velfunderet organisation over for både kunder og partnere. Den interne administration af gæster er blevet væsentligt lettere, hvilket frigører ressourcer i dagligdagen.

Samlet set har løsningen skabt et stærkt fundament for fremtidens hybride arbejdsliv hos Novafos. Ledelsen har nu adgang til anonymiseret data om kontorets brug, hvilket muliggør kvalificerede beslutninger omkring deres fysiske rammer. Det er blevet enklere at samarbejde på tværs, når systemet gør det let at se, hvor kollegerne befinder sig, og hvilke faciliteter der står til rådighed.