Einkaufsführer aktualisiert am 26. Oktober 2026
Dieser Leitfaden wurde von MyDesk verfasst und ergänzt den Originalinhalt des Artikels. Die Produktoptionen basieren auf den aktuellen Lösungsseiten, der Preisübersicht und den unten verlinkten Kundenfällen. Ihre spezifischen Module und Ihr Aufbau werden im Angebot vereinbart.
Die Vorteile von MyDesk für Gastgeber, Gast und Rezeption
MyDesk Die Gästeregistrierung sammelt erwartete Besuche, Check-in und Check-out in einer Übersicht für den Empfang. Der Gastgeber kann den Besuch in Outlook vorbereiten. Nach der Einrichtung kann der Gast auf dem Gastbildschirm oder mit einem QR-Code registriert werden und der Gastgeber kann per E-Mail benachrichtigt werden, optional auch per SMS. Die Rezeption kann Gruppen vorbereiten und die NDA oder Sicherheitsanweisungen des Gastes können beim Check-in hinzugefügt werden. Vereinbaren Sie Felder, Sprache, Nachrichten und Hilfe bei der Ankunft, damit die Lösung zu Ihrem Unternehmen passt.
Vergleichen Sie eine gesamte Gästereise
Lassen Sie alle Kandidaten einen vorab angemeldeten Besuch, einen unangekündigten Gast und einen Gruppenbesuch vorweisen. Erfahren Sie, ob der Gast seinen Gastgeber finden kann, was passiert, wenn der Gastgeber keine Nachricht erhält und wie die Rezeption eine Anmeldung korrigiert. Test-Checkout und eventuelle Zustellung der Karten. Ein unbemannter Empfang erfordert einen vereinbarten Kontaktweg und einen Gastgeber, der empfängt; Selbstbedienung entbindet diese Verantwortung nicht. Bildschirme, Drucker und digitale Gästekarten müssen zum gewählten Workflow passen.
Nutzen Sie die Dokumentation für Ihre DSGVO-Bewertung
Das Security Center von MyDesk beschreibt Sicherheit und Datenverarbeitung und bietet Zugriff auf die Dokumentationsübersicht. Die Datenverarbeitungsvereinbarung ist standardmäßig enthalten, während bestimmte Dokumente auf Anfrage oder im Rahmen einer NDA bereitgestellt werden. Überprüfen Sie Ihren Zweck, Pflichtfelder, Zugriffsrechte und Speicherregeln gemeinsam mit den Verantwortlichen im Unternehmen. Unterscheiden Sie zwischen der Erfassung der Annahme von Sicherheitshinweisen durch den Gast und der Verarbeitungsgrundlage für Gastdaten. Vermeiden Sie es, eine Entscheidung allein aufgrund einer allgemeinen Behauptung über die DSGVO zu treffen.
Sehen Sie sich konkrete Lösungen an, bevor Sie sich entscheiden
POWERCON verwendet MyDesk für die Gästeregistrierung auf einem Bildschirm in der Lobby. Novafos verfügt über ein Setup mit digitalem Check-in, Nachricht an den Gastgeber und E-Ink-Gästekarte. Die beiden Beispiele zeigen, dass der digitale Gästeempfang unterschiedliche Ausmaße haben kann. Vergleichen Sie Softwarepreis, möglichen SMS-Verbrauch, Bildschirm, Drucker oder digitale Karten individuell und lassen Sie sich die ausgewählten Teile im Angebot bestätigen.
Was ist ein digitaler Empfang?
Ein digitaler Empfang unterstützt den Empfang der Gäste mit Einladung und Registrierung vor dem Besuch, Check-in bei der Ankunft und Nachricht an den Gastgeber. Vereinbaren Sie vorab, wer Gästen, die nicht eingeladen sind, weiterhilft und wie die Rezeption mit Gruppen umgeht. Der digitale Workflow muss zu Personal, Besuchern und Ihren Sicherheitsregeln passen.
Bereiten Sie sich auf den Besuch vor
Melden Sie den Gast vorab an, wenn das Treffen und der Besuch vereinbart sind. Überprüfen Sie den Namen, das Unternehmen, den Gastgeber und das Datum und fügen Sie nach der Einrichtung ein etwaiges Mittagessen hinzu. Für die automatische Vorregistrierung sind vereinbarte Einstellungen erforderlich; Nicht alle externen Besprechungsteilnehmer sind unbedingt physische Gäste.
Machen Sie die Anreise einfach
Wählen Sie zwischen Selbstbedienung am Gästebildschirm und Registrierung an der Rezeption. Die Felder, die Sprache und das Erscheinungsbild des Bildschirms müssen zu Ihren Gästen passen. Wenn der Gast eincheckt, kann der Gastgeber über die von Ihnen aktivierten Kanäle eine Nachricht erhalten.
Unterscheiden Sie zwischen Identifizierung und Zugang
Bedruckte Karten und digitale E-Ink-Karten können den Gast im Haus erkennbar machen. Eine Visitenkarte öffnet nicht automatisch Türen. Zutrittskarten erfordern einen eigenen Registrierungs-, Ausstellungs- und Rückgabeprozess sowie eine mögliche Integration in das Zutrittssystem.
Beenden Sie den Besuch und schützen Sie Ihre Daten
Melden Sie den Check-out an und erhalten Sie die ausgestellten Karten zurück. Klären Sie den Administratorzugriff, die Speicherung und die mögliche Erkennung früherer Gäste. Nutzen Sie Ihre Vereinbarung und das Security Center zur Beurteilung des Datenschutzes, anstatt davon auszugehen, dass alle Module die gleichen Informationen verarbeiten.
Hinzugefügt am 9. November 2026
Der Leitfaden beschreibt die Arbeitsabläufe von MyDesk, dokumentierte Vorteile und die Kundennutzung. Der Artikel wurde von MyDesk erstellt.
Gastregistrierung von Outlook zur Kasse
MyDesk ist ein dänischer Anbieter von Gästeregistrierungen für Büros. Der Besuch kann in Outlook vorbereitet, bei der Ankunft registriert und in der Gästeübersicht der Rezeption verfolgt werden. Wählen Sie die Schritte und die Hardware, die Ihr Empfang benötigt.
- Vor dem Besuch: Der Host registriert den Gast von Outlook vorab. Durch den Import einer Gästeliste kann die Rezeption weitere Besucher vorbereiten.
- Bei der Ankunft: Der Gast checkt nach der Einrichtung über einen Gastbildschirm oder mit einem QR-Code ein. Eventuelle Sicherheitshinweise oder eine NDA können beim Check-in beigefügt werden.
- Der Empfang: Der Gastgeber erhält möglicherweise eine E-Mail über die Ankunft. Als Ergänzung kann SMS aktiviert werden. Vereinbaren Sie außerdem, wen der Gast kontaktieren wird, wenn der Gastgeber nicht antwortet.
- Bei Abreise: Registrieren Sie den Check-out, damit die Rezeptionsübersicht den Status des Besuchs widerspiegelt. Die Gästekarte E-Ink kann für den nächsten Gast wiederverwendet werden; Print, digitale Karten und ein Kurs ohne Karte sind verschiedene Möglichkeiten.
Se Gastanmeldung von Outlook und POWERCON nutzt MyDesk für den Gästeempfang. Ein Kundenbeispiel beschreibt die Lösung des Kunden; Bildschirme, Karten und Meldungen müssen für Ihr eigenes Setup geklärt werden.
Möchten Sie die Gästeregistrierung vergleichen?
Se den separaten Lieferantenvergleich, wenn Sie mehrere Systeme untersuchen. Hier im Leitfaden finden Sie die Arbeitsabläufe, Kundenfälle und Dokumentationen von MyDesk.
Wo finden Sie Dokumentation zu Gastdaten?
Das Security Center von MyDesk beschreibt die Datenverarbeitung und -speicherung in der EU/EWR auf Microsoft Azure sowie die Löschung nach vereinbarten Speicherfristen. Eine Datenverarbeitungsvereinbarung ist standardmäßig enthalten. Die konkrete Speicherdauer, der Zugang und die notwendigen Gastfelder müssen zum Unternehmenszweck und zur Vereinbarung passen.
- Datenschutz, Verschlüsselung und Speicherung: Überprüfen Sie, welche Informationen aufgezeichnet werden und wie mit der Löschung umgegangen wird.
- Hosting und Datenstandort: siehe Beschreibung der Azure-Infrastruktur in der EU/EWR.
- Identität und Zugang: Klären Sie, wer Zugriff auf die Informationen der Rezeption haben soll.
- Unterauftragsverarbeiter und Datenverarbeitungsvereinbarung und Dokumentationsübersicht: Einige Dokumente werden auf Anfrage oder im Rahmen einer NDA bereitgestellt.
Nutzen Sie das Material in der Lieferantenbewertung des Unternehmens. Die Annahme einer Geheimhaltungsvereinbarung auf dem Gastbildschirm ist an sich keine Grundlage für die Verarbeitung aller Gastinformationen und die Gästeliste ersetzt nicht die Notfallverfahren des Unternehmens.