Kjøperveiledning oppdatert 26. oktober 2026
Denne veiledningen ble skrevet av MyDesk og supplerer det originale innholdet i artikkelen. Produktalternativene er basert på gjeldende løsningssider, prisoversikten og kundesakene som er lenket nedenfor. Dine spesifikke moduler og oppsett avtales i tilbudet.
MyDesks fordeler for vert, gjest og mottak
MyDesk Gjesteregistrering samler forventet besøk, inn- og utsjekking i en oversikt for resepsjonen. Verten kan forberede besøket i Outlook. Gjesten kan registreres på gjesteskjermen eller med QR-kode etter oppsett, og vert kan varsles via e-post med mulighet for SMS som tillegg. Resepsjonen kan forberede grupper og gjestens NDA eller sikkerhetsinstruksjoner kan inkluderes ved innsjekking. Avtal felt, språk, meldinger og hjelp ved ankomst slik at løsningen passer din bedrift.
Sammenlign en hel gjestetur
La alle kandidater vise et forhåndsregistrert besøk, en uanmeldt gjest og et gruppebesøk. Finn ut om gjesten kan finne verten sin, hva som skjer hvis verten ikke mottar melding, og hvordan mottaket retter opp en registrering. Testutsjekking og eventuell utlevering av kort. Et ubemannet mottak krever avtalt kontaktvei og en vert som tar imot; selvbetjening fjerner ikke dette ansvaret. Skjermer, skrivere og digitale gjestekort må passe til valgt arbeidsflyt.
Bruk dokumentasjon for din GDPR-vurdering
MyDesks Sikkerhetssenter beskriver sikkerhet og databehandling og gir tilgang til dokumentasjonsoversikten. Databehandlingsavtale er inkludert som standard, mens visse dokumenter leveres på forespørsel eller under NDA. Gjennomgå formålet ditt, obligatoriske felt, tilgangsrettigheter og lagringsregler sammen med de ansvarlige i selskapet. Skille mellom å registrere en gjests aksept av sikkerhetsinstrukser og behandlingsgrunnlaget for gjestedata. Unngå å velge basert på en generell påstand om GDPR alene.
Se konkrete løsninger før du velger
POWERCON bruker MyDesk for gjesteregistrering på en skjerm i lobbyen. Novafos har et oppsett med digital innsjekking, melding til vert og E-Ink gjestekort. De to eksemplene viser at digitalt gjestemottak kan ha ulikt omfang. Sammenlign programvarepris, eventuelt SMS-forbruk, skjerm, printer eller digitalkort individuelt, og få de utvalgte delene bekreftet i tilbudet.
Hva er et digitalt mottak?
Et digitalt mottak støtter mottak av gjester med invitasjon og påmelding før besøket, innsjekking ved ankomst og melding til verten. Avtal hvem som skal hjelpe gjester som ikke er invitert på forhånd og hvordan resepsjonen skal håndtere grupper. Den digitale arbeidsflyten skal passe til bemanning, besøkende og dine sikkerhetsregler.
Forbered deg på besøket
Forhåndsregistrer gjesten når møte og besøk er avgjort. Sjekk navn, firma, vert og dato, og legg til eventuell lunsj etter oppsettet. Automatisk forhåndsregistrering krever avtalte innstillinger; ikke alle eksterne møtedeltakere er nødvendigvis fysiske gjester.
Gjør ankomst enkelt
Velg mellom selvbetjening på gjesteskjermen og påmelding i resepsjonen. Feltene, språket og utseendet på skjermen må passe dine gjester. Når gjesten sjekker inn, kan verten motta en melding via kanalene du har aktivert.
Skille mellom identifikasjon og tilgang
Trykte kort og digitale E-Ink-kort kan gjøre gjesten gjenkjennelig i huset. Et navnekort åpner ikke dører automatisk. Adgangskort krever egen registrering, utstedelse og returprosess samt eventuell integrasjon i tilgangssystemet.
Avslutt besøket og beskytt data
Registrer utsjekking og få utstedte kort tilbake. Avklar administratortilgang, lagring og mulig gjenkjennelse av tidligere gjester. Bruk din avtale og Sikkerhetssenteret for vurdering av databeskyttelse, i stedet for å anta at alle moduler behandler samme informasjon.
Lagt til 9. november 2026
Veiledningen beskriver MyDesks arbeidsflyter, dokumenterte fordeler og kundebruk. Artikkelen er utarbeidet av MyDesk.
Gjesteregistrering fra Outlook for utsjekking
MyDesk er en dansk leverandør av gjesteregistrering for kontorer. Besøket kan forberedes i Outlook, registreres ved ankomst og følges i resepsjonens gjesteoversikt. Velg trinnene og maskinvaren mottaket trenger.
- Før besøket: Verten forhåndsregistrerer gjesten fra Outlook. Resepsjonen kan forberede flere besøkende ved å importere en gjesteliste.
- Ved ankomst: Gjesten sjekker inn på en gjesteskjerm eller med en QR-kode etter oppsett. Eventuelle sikkerhetsinstruksjoner eller en NDA kan inkluderes ved innsjekking.
- Resepsjonen: Verten kan motta en e-post om ankomst. SMS kan aktiveres som et tillegg. Avtal også hvem gjesten skal kontakte dersom verten ikke svarer.
- Ved avreise: Registrer utsjekking slik at resepsjonsoversikten gjenspeiler status på besøket. E-Ink gjestekort kan gjenbrukes for neste gjest; print, digitale kort og et kurs uten kort er ulike alternativer.
Se gjesteregistrering fra Outlook og POWERCONs bruk av MyDesk for gjestemottak. Et kundeeksempel beskriver kundens løsning; skjermer, kart og meldinger må avklares for eget oppsett.
Vil du sammenligne gjesteregistrering?
Se den særskilte leverandørsammenligning, hvis du undersøker flere systemer. Her i guiden finner du MyDesks arbeidsflyter, kundesaker og dokumentasjon.
Hvor finner du dokumentasjon om gjestedata?
MyDesks sikkerhetssenter beskriver databehandling og lagring i EU/EØS på Microsoft Azure samt sletting etter avtalte lagringsperioder. Databehandleravtale er inkludert som standard. Den konkrete lagringsperioden, tilgang og nødvendige gjestefelt må passe til virksomhetens formål og avtale.
- Databeskyttelse, kryptering og lagring: gjennomgå hvilken informasjon som er registrert og hvordan sletting håndteres.
- Hosting og dataplassering: se beskrivelsen av Azure-infrastrukturen i EU/EØS.
- Identitet og tilgang: avklare hvem som skal ha tilgang til mottakets informasjon.
- Underbehandlere og databehandleravtale og dokumentasjonsoversikt: noen dokumenter leveres på forespørsel eller under NDA.
Bruk materialet i bedriftens leverandørvurdering. Aksept av NDA på gjesteskjermen er ikke i seg selv grunnlag for å behandle all gjesteinformasjon, og gjestelisten erstatter ikke selskapets nødprosedyrer.