Köparguide uppdaterad 26 oktober 2026
Den här guiden skrevs av MyDesk och kompletterar det ursprungliga innehållet i artikeln. Produktalternativen baseras på aktuella lösningssidor, prisöversikten och kundcase som länkas nedan. Dina specifika moduler och upplägg avtalas i erbjudandet.
MyDesks fördelar för värd, gäst och reception
MyDesk Gästregistrering samlar förväntade besök, in- och utcheckning i en översikt för receptionen. Värden kan förbereda besöket i Outlook. Gästen kan registreras på gästskärmen eller med QR-kod efter uppsättning och värden kan meddelas via e-post med möjlighet till SMS som tillägg. Receptionen kan förbereda grupper och gästens NDA eller säkerhetsinstruktioner kan inkluderas vid incheckningen. Kom överens om fält, språk, meddelanden och hjälp vid ankomst så att lösningen passar ditt företag.
Jämför en hel gästresa
Låt alla kandidater visa ett föranmält besök, en oanmäld gäst och ett gruppbesök. Ta reda på om gästen kan hitta sin värd, vad som händer om värden inte får något meddelande och hur mottagningen korrigerar en registrering. Provutcheckning och eventuell leverans av kort. En obemannad mottagning kräver en överenskommen kontaktväg och en värd som tar emot; självbetjäning tar inte bort detta ansvar. Skärmar, skrivare och digitala gästkort måste passa det valda arbetsflödet.
Använd dokumentation för din GDPR-bedömning
MyDesks säkerhetscenter beskriver säkerhet och databehandling och ger tillgång till dokumentationsöversikten. Databehandlingsavtal ingår som standard, medan vissa dokument tillhandahålls på begäran eller enligt NDA. Granska ditt syfte, obligatoriska fält, åtkomsträttigheter och lagringsregler tillsammans med de ansvariga i företaget. Skilj mellan att registrera en gästs acceptans av säkerhetsinstruktioner och bearbetningsunderlaget för gästdata. Undvik att välja baserat på ett allmänt påstående om GDPR enbart.
Se konkreta lösningar innan du väljer
POWERCON använder MyDesk för gästregistrering på en skärm i lobbyn. Novafos har en uppsättning med digital incheckning, meddelande till värd och E-Ink gästkort. De två exemplen visar att digital gästmottagning kan ha olika omfattning. Jämför mjukvarupris, eventuell SMS-förbrukning, skärm, skrivare eller digitalkort individuellt och få de valda delarna bekräftade i erbjudandet.
Vad är en digital mottagning?
En digital mottagning stödjer mottagandet av gäster med inbjudan och anmälan innan besöket, incheckning vid ankomst och meddelande till värden. Kom överens om vem som ska hjälpa gäster som inte är inbjudna i förväg och hur receptionen ska hantera grupper. Det digitala arbetsflödet ska passa bemanning, besökare och dina säkerhetsregler.
Förbered dig för besöket
Föranmäla gästen när mötet och besöket är avklarat. Kontrollera namn, företag, värd och datum och lägg till eventuell lunch efter din installation. Automatisk förregistrering kräver överenskomna inställningar; alla externa mötesdeltagare är inte nödvändigtvis fysiska gäster.
Gör ankomsten enkel
Välj mellan självbetjäning på gästskärmen och registrering i receptionen. Skärmens fält, språk och utseende måste passa dina gäster. När gästen checkar in kan värden få ett meddelande via de kanaler du har aktiverat.
Skilj på identifiering och åtkomst
Tryckta kort och digitala E-Ink-kort kan göra gästen igenkänd i huset. Ett namnkort öppnar inte automatiskt dörrar. Behörighetskort kräver egen registrering, utfärdande och returprocess samt eventuell integration i åtkomstsystemet.
Avsluta besöket och skydda data
Registrera utcheckning och få tillbaka utfärdade kort. Förtydliga administratörsåtkomst, lagring och eventuell igenkänning av tidigare gäster. Använd ditt avtal och Säkerhetscentret för bedömningen av dataskyddet, istället för att anta att alla moduler behandlar samma information.
Tillagd 9 november 2026
Guiden beskriver MyDesks arbetsflöden, dokumenterade fördelar och kundanvändning. Artikeln utarbetades av MyDesk.
Gästregistrering från Outlook för utcheckning
MyDesk är en dansk leverantör av gästregistrering för kontor. Besöket kan förberedas i Outlook, registreras vid ankomst och följas i receptionens gästöversikt. Välj steg och hårdvara som din mottagning behöver.
- Före besöket: Värden förregistrerar gästen från Outlook. Receptionen kan förbereda fler besökare genom att importera en gästlista.
- Vid ankomst: Gästen checkar in på en gästskärm eller med en QR-kod efter installationen. Eventuella säkerhetsinstruktioner eller en NDA kan inkluderas vid incheckningen.
- Receptionen: Värden kan få ett e-postmeddelande om ankomsten. SMS kan aktiveras som tillägg. Kom också överens om vem gästen ska kontakta om värden inte svarar.
- Vid avresa: Registrera utcheckning så att receptionsöversikten återspeglar status på besöket. E-Ink gästkort kan återanvändas för nästa gäst; print, digitala kort och en kurs utan kort är olika alternativ.
Se gästregistrering från Outlook och POWERCONs användning av MyDesk för gästmottagning. Ett kundexempel beskriver kundens lösning; skärmar, kartor och meddelanden måste förtydligas för din egen uppställning.
Vill du jämföra gästregistrering?
Se den separata leverantörsjämförelsen, om du undersöker flera system. Här i guiden hittar du MyDesks arbetsflöden, kundcase och dokumentation.
Var hittar du dokumentation om gästdata?
MyDesks säkerhetscenter beskriver databehandling och lagring inom EU/EES på Microsoft Azure samt radering efter överenskomna lagringsperioder. Databehandlingsavtal ingår som standard. Den specifika lagringstiden, åtkomsten och nödvändiga gästfält ska passa företagets syfte och avtal.
- Dataskydd, kryptering och lagring: granska vilken information som registreras och hur radering hanteras.
- Hosting och dataplats: se beskrivningen av Azure-infrastrukturen i EU/EES.
- Identitet och tillgång: förtydliga vem som ska ha tillgång till receptionens uppgifter.
- Underprocessorer och databehandlaravtal och dokumentationsöversikt: vissa dokument tillhandahålls på begäran eller enligt NDA.
Använd materialet i företagets leverantörsbedömning. Godkännande av en NDA på gästskärmen är inte i sig en grund för att behandla all gästinformation, och gästlistan ersätter inte företagets akuta rutiner.