Guide d'achat mis à jour le 26 octobre 2026
Ce guide a été rédigé par MyDesk et complète le contenu original de l'article. Les options de produits sont basées sur les pages de solutions actuelles, l'aperçu des prix et les cas clients liés ci-dessous. Vos modules spécifiques et votre configuration sont convenus dans l'offre.
Les avantages de MyDesk pour l'hôte, l'invité et la réception
MyDesk L'enregistrement des invités collecte les visites prévues, l'enregistrement et le départ dans un aperçu pour la réception. L'hôte peut préparer la visite dans Outlook. L'invité peut être enregistré sur l'écran invité ou avec un code QR après la configuration, et l'hôte peut être averti par e-mail avec l'option SMS en supplément. La réception peut préparer les groupes et le NDA du client ou les instructions de sécurité peuvent être inclus lors de l'enregistrement. Convenez des champs, de la langue, des messages et de l'aide à l'arrivée pour que la solution corresponde à votre entreprise.
Comparez l'intégralité d'un voyage d'invité
Faites présenter à tous les candidats une visite préenregistrée, un invité inopiné et une visite de groupe. Découvrez si le voyageur parvient à retrouver son hôte, que se passe-t-il si l'hôte ne reçoit pas de message et comment la réception corrige une inscription. Test de paiement et livraison éventuelle des cartes. Une réception sans personnel nécessite un chemin de contact convenu et un hôte qui reçoit ; le libre-service ne supprime pas cette responsabilité. Les écrans, les imprimantes et les cartes d'invité numériques doivent être adaptés au flux de travail choisi.
Utilisez la documentation pour votre évaluation RGPD
Le centre de sécurité de MyDesk décrit la sécurité et le traitement des données et donne accès à la présentation de la documentation. L'accord de traitement des données est inclus en standard, tandis que certains documents sont fournis sur demande ou sous NDA. Passez en revue votre objectif, les champs obligatoires, les droits d'accès et les règles de stockage avec les personnes responsables de l'entreprise. Faites la distinction entre l'enregistrement de l'acceptation par un client des consignes de sécurité et la base de traitement des données du client. Évitez de choisir sur la base d’une affirmation générale concernant uniquement le RGPD.
Voir les solutions concrètes avant de choisir
POWERCON utilise MyDesk pour l'enregistrement des invités sur un écran dans le hall. Novafos dispose d'une configuration avec enregistrement numérique, message à l'hôte et carte d'invité E-Ink. Les deux exemples montrent que l’accueil numérique des clients peut avoir des portées différentes. Comparez individuellement le prix des logiciels, la consommation éventuelle de SMS, les écrans, les imprimantes ou les cartes numériques et faites confirmer les pièces sélectionnées dans l'offre.
Qu'est-ce qu'une réception numérique ?
Une réception numérique prend en charge l'accueil des invités avec invitation et inscription avant la visite, enregistrement à l'arrivée et message à l'hôte. Convenez à l'avance de qui aidera les invités qui ne sont pas invités et de la manière dont la réception gérera les groupes. Le flux de travail numérique doit être adapté au personnel, aux visiteurs et à vos règles de sécurité.
Préparez la visite
Pré-inscrivez l’invité une fois le rendez-vous et la visite réglés. Vérifiez le nom, l'entreprise, l'hôte et la date, et ajoutez tout déjeuner après votre installation. La pré-inscription automatique nécessite des paramètres convenus ; tous les participants externes à la réunion ne sont pas nécessairement des invités physiques.
Facilitez l'arrivée
Choisissez entre le libre-service sur l'écran invité et l'inscription à la réception. Les champs, la langue et l'apparence de l'écran doivent convenir à vos invités. Lorsque le voyageur s'enregistre, l'hôte peut recevoir un message via les canaux que vous avez activés.
Distinguer identification et accès
Les cartes imprimées et les cartes numériques E-Ink peuvent rendre l'invité reconnaissable dans la maison. Une carte de visite n’ouvre pas automatiquement les portes. Les cartes d'accès nécessitent leur propre processus d'enregistrement, d'émission et de retour ainsi qu'une éventuelle intégration dans le système d'accès.
Terminer la visite et protéger les données
Enregistrez le paiement et récupérez les cartes émises. Clarifiez l’accès administrateur, le stockage et la reconnaissance éventuelle des invités précédents. Utilisez votre accord et le Centre de sécurité pour évaluer la protection des données, plutôt que de supposer que tous les modules traitent les mêmes informations.
Ajouté le 9 novembre 2026
Le guide décrit les flux de travail de MyDesk, les avantages documentés et l'utilisation par les clients. L'article a été préparé par MyDesk.
Inscription des invités à partir de Outlook pour le paiement
MyDesk est un fournisseur danois d'enregistrement des invités pour les bureaux. La visite peut être préparée dans Outlook, enregistrée à l'arrivée et suivie dans l'aperçu clients de la réception. Choisissez les marches et le matériel dont votre réception a besoin.
- Avant la visite : L'hôte pré-enregistre l'invité à partir de Outlook. La réception peut préparer davantage de visiteurs en important une liste d'invités.
- A votre arrivée : L'invité s'enregistre sur un écran invité ou avec un code QR après la configuration. Toutes les instructions de sécurité ou une NDA peuvent être incluses lors de l'enregistrement.
- La réception : L'hôte peut recevoir un e-mail concernant l'arrivée. Les SMS peuvent être activés en supplément. Convenez également de la personne que le voyageur contactera si l'hôte ne répond pas.
- Au départ : Enregistrez le départ afin que l'aperçu de la réception reflète l'état de la visite. La carte d'invité E-Ink peut être réutilisée pour le prochain invité ; Les cartes imprimées, numériques et un cours sans carte sont différentes options.
Se inscription des invités à partir de Outlook et Utilisation par POWERCON du MyDesk pour la réception des invités. Un exemple client décrit la solution du client ; les écrans, les cartes et les messages doivent être clarifiés pour votre propre configuration.
Voulez-vous comparer l'inscription des invités?
Se la comparaison séparée des fournisseurs, si vous étudiez plusieurs systèmes. Ici, dans le guide, vous trouverez les flux de travail, les cas clients et la documentation de MyDesk.
Où trouvez-vous la documentation sur les données des clients ?
Le centre de sécurité de MyDesk décrit le traitement et le stockage des données dans l'UE/EEE sur Microsoft Azure ainsi que la suppression après les périodes de stockage convenues. L’accord de traitement des données est inclus en standard. La durée de stockage spécifique, l'accès et les champs invités nécessaires doivent correspondre à l'objet et à l'accord de l'entreprise.
- Protection des données, cryptage et stockage: vérifiez quelles informations sont enregistrées et comment la suppression est gérée.
- Hébergement et localisation des données: voir la description de l'infrastructure Azure dans l'UE/EEE.
- Identité et accès: clarifier qui doit avoir accès aux informations de la réception.
- Sous-traitants et accord de traitement des données et aperçu de la documentation: certains documents sont fournis sur demande ou sous NDA.
Utilisez le matériel dans l’évaluation des fournisseurs de l’entreprise. L'acceptation d'un NDA sur l'écran invité ne constitue pas en soi une base pour le traitement de toutes les informations sur les invités, et la liste des invités ne remplace pas les procédures d'urgence de l'entreprise.