Nach der Registrierung müssen Gäste auch empfangen werden
Auch wenn die Rezeption nicht ständig besetzt ist, muss der Gast wissen, wo der Besuch beginnt und wer ihm weiterhilft. Ein Check-in-Bildschirm kann die Ankunft registrieren, aber nicht alle Aufgaben des Gastgebers übernehmen. Vereinbaren Sie daher eine Empfangsroutine, die auch dann funktioniert, wenn der Gastgeber beschäftigt ist.
Verteilen Sie vor dem Besuch drei Aufgaben
- Der Gastgeber bereitet den Besuch vor, prüft den Treffpunkt und empfängt den Gast.
- Ein vereinbarter Stellvertreter hilft, wenn der Gastgeber zu spät kommt, abwesend ist oder nicht reagiert.
- Eine für den Betrieb zuständige Person hält die Hinweise am Eingang aktuell und hilft bei Bildschirm- oder Verbindungsstörungen.
Ein Team kann alle Rollen übernehmen, doch die Zuständigkeiten müssen klar sein. Halten Sie den Kontaktweg fest und vereinbaren Sie, wann die Vertretung übernimmt. Ein gemeinsames Postfach hilft nur, wenn es im vereinbarten Zeitraum tatsächlich jemand überwacht.
Machen Sie deutlich, was der Gast tun muss
Gehen Sie den Weg vom Eingang zum Treffpunkt mit einer Person ab, die das Gebäude nicht kennt. Findet der Gast den Bildschirm, kann er seinen Gastgeber auswählen und erkennen, wo er warten soll? Zeigen Sie eine vereinbarte Kontaktmöglichkeit für den Fall, dass die Registrierung nicht gelingt. Vermeiden Sie Anweisungen, die Zugang zu internen Mitarbeitersystemen erfordern.
In MyDesk kann ein Besuch vor der Ankunft vorbereitet werden. Beim Check-in kann der Gastgeber eine E-Mail erhalten, als Ergänzung kann eine SMS aktiviert werden. Überprüfen Sie Ihre spezifischen Einstellungen und die Empfängerinformationen. Eine registrierte Ankunft ist an sich noch keine Bestätigung dafür, dass der Gastgeber die Nachricht gesehen hat.
Ein Beispiel: Der Gastgeber ist noch in einem Meeting
Der Gast kommt pünktlich und checkt ein. Der Gastgeber kann seine laufende Besprechung nicht verlassen. Der vereinbarte Kontaktweg soll dem Gast dann Hilfe ermöglichen, ohne dass die Wartezeit davon abhängt, ob der Gastgeber gerade auf sein Telefon schaut. Die Vertretung kann den Gast empfangen oder konkret erklären, wo und wie lange er warten soll.
Beschreiben Sie den Ablauf und testen Sie ihn mit den beteiligten Kollegen. Gehen Sie nicht davon aus, dass eine Vertretung automatisch dieselbe Nachricht wie der Gastgeber erhält. Eine Weiterleitung oder andere Benachrichtigung muss gesondert geklärt und getestet werden.
Testen Sie Ausnahmen, bevor der Empfang unbesetzt bleibt
- Der Gast reist ohne Termin an oder kann seinen Gastgeber nicht finden.
- Der Gastgeber ist abwesend, krank oder hat seine Kontaktinformationen geändert.
- Der Bildschirm oder die Verbindung funktioniert nicht und der Gast braucht eine andere Kontaktmöglichkeit.
- Der Besuch endet und der Gast muss wissen, wie mit dem Check-out und einer eventuellen Gästekarte umgegangen wird.
Vereinbaren Sie auch, wer am Tagesende den Besuchsstatus prüft. Die Gästeübersicht beruht auf den Registrierungen; fehlende Abmeldungen müssen nach Ihrem festgelegten Ablauf behandelt werden. Klären Sie den Gebäudezutritt getrennt von der Besuchsregistrierung.
Nutzen Sie einen Probebesuch, um den gesamten Prozess zu überprüfen: Einladung, Ankunft, Nachricht, Empfang und Abreise. Beachten Sie, wo der Gast Hilfe benötigt und korrigieren Sie die Anweisungen mit den Verantwortlichen für die Rezeption.
Sehen Sie sich die Optionen für die MyDesk-Gastregistrierung an.