Køberguide opdateret 26. oktober 2026
Denne vejledning er skrevet af MyDesk og supplerer artiklens oprindelige indhold. Produktmulighederne bygger på de aktuelle løsningssider, prisoversigten og de kundecases, der er linket nedenfor. Jeres konkrete moduler og opsætning aftales i tilbuddet.
MyDesks fordele for vært, gæst og reception
MyDesk Gæsteregistrering samler forventede besøg, check-in og udtjekning i et overblik til receptionen. Værten kan forberede besøget i Outlook. Gæsten kan registreres på gæsteskærm eller med QR-kode efter opsætning, og værten kan få besked via e-mail med mulighed for SMS som supplement. Receptionen kan forberede grupper, og gæstens NDA eller sikkerhedsinstruktioner kan indgå ved check-in. Aftal felter, sprog, beskeder og hjælp ved ankomst, så løsningen passer til jeres virksomhed.
Sammenlign en hel gæsterejse
Lad alle kandidater vise et præregistreret besøg, en uanmeldt gæst og et gruppebesøg. Undersøg, om gæsten kan finde sin vært, hvad der sker ved manglende værtsbesked, og hvordan receptionen retter en registrering. Afprøv check-out og eventuel aflevering af kort. En ubemandet reception kræver en aftalt kontaktvej og en vært, som tager imod; selvbetjening fjerner ikke dette ansvar. Skærme, printere og digitale gæstekort skal passe til den valgte arbejdsgang.
Brug dokumentation til jeres GDPR-vurdering
MyDesks Security Center beskriver sikkerhed og databehandling og giver adgang til dokumentationsoversigten. Databehandleraftale indgår som standard, mens visse dokumenter leveres på anmodning eller under NDA. Gennemgå jeres formål, nødvendige felter, adgangsrettigheder og opbevaringsregler sammen med de ansvarlige i virksomheden. Skeln mellem registrering af en gæsts accept af sikkerhedsinstruktioner og behandlingsgrundlaget for gæstedata. Undgå at vælge alene efter en generel påstand om GDPR.
Se konkrete løsninger før I vælger
POWERCON bruger MyDesk til gæsteregistrering på en skærm i forhallen. Novafos har en opsætning med digital check-in, besked til værten og E-Ink-gæstekort. De to eksempler viser, at digital gæstemodtagelse kan have forskelligt omfang. Sammenlign softwarepris, eventuelt SMS-forbrug, skærm, printer eller digitale kort hver for sig, og få de valgte dele bekræftet i tilbuddet.
Hvad er en digital reception?
En digital reception understøtter modtagelsen af gæster med invitation og registrering før besøget, check-in ved ankomst og besked til værten. Aftal, hvem der hjælper gæster, der ikke er inviteret på forhånd, og hvordan receptionen håndterer grupper. Den digitale arbejdsgang skal passe til bemanding, besøgende og jeres sikkerhedsregler.
Forbered besøget
Præregistrér gæsten, når mødet og besøget er afklaret. Kontrollér navn, virksomhed, vært og dato, og tilføj eventuel frokost efter jeres opsætning. Automatisk præregistrering kræver aftalte indstillinger; ikke alle eksterne mødedeltagere er nødvendigvis fysiske gæster.
Gør ankomsten enkel
Vælg mellem selvbetjening på gæsteskærmen og registrering ved receptionen. Skærmens felter, sprog og udseende skal passe til jeres gæster. Når gæsten tjekker ind, kan værten få en besked via de kanaler, I har aktiveret.
Skeln mellem identifikation og adgang
Printede kort og digitale E-Ink-kort kan gøre gæsten genkendelig i huset. Et navnekort åbner ikke automatisk døre. Adgangsgivende kort kræver deres egen registrering, udlevering og returproces samt eventuel integration til adgangssystemet.
Afslut besøget og beskyt data
Registrér check-out, og få udleverede kort tilbage. Afklar administratoradgang, opbevaring og eventuel genkendelse af tidligere gæster. Brug jeres aftale og Security Center til vurderingen af databeskyttelse, frem for at antage at alle moduler behandler de samme oplysninger.
Suppleret 9. november 2026
Guiden beskriver MyDesks arbejdsgange, dokumenterede fordele og kundernes anvendelse. Artiklen er udarbejdet af MyDesk.
Gæsteregistrering fra Outlook til udtjekning
MyDesk er en dansk leverandør af gæsteregistrering til kontorer. Besøget kan forberedes i Outlook, registreres ved ankomst og følges i receptionens gæsteoverblik. Vælg de trin og den hardware, jeres reception har brug for.
- Før besøget: Værten præregistrerer gæsten fra Outlook. Receptionen kan forberede flere besøgende ved at importere en gæsteliste.
- Ved ankomst: Gæsten tjekker ind på en gæsteskærm eller med QR-kode efter opsætning. Eventuelle sikkerhedsinstruktioner eller en NDA kan indgå i check-in.
- Modtagelsen: Værten kan få en e-mail om ankomsten. SMS kan aktiveres som supplement. Aftal også, hvem gæsten kontakter, hvis værten ikke svarer.
- Ved afrejse: Registrér udtjekning, så receptionens oversigt afspejler besøgets status. E-Ink-gæstekort kan bruges igen til næste gæst; print, digitale kort og et forløb uden kort er forskellige muligheder.
Se gæsteregistrering fra Outlook og POWERCONs anvendelse af MyDesk til gæstemodtagelse. Et kundeeksempel beskriver kundens løsning; skærme, kort og beskeder skal afklares til jeres egen opsætning.
Vil I sammenligne gæsteregistrering?
Se den særskilte leverandørsammenligning, hvis I undersøger flere systemer. Her i guiden finder I MyDesks arbejdsgange, kundecases og dokumentation.
Hvor finder I dokumentation om gæstedata?
MyDesks Security Center beskriver databehandling og opbevaring i EU/EØS på Microsoft Azure samt sletning efter aftalte opbevaringsperioder. Databehandleraftale indgår som standard. Den konkrete opbevaringsperiode, adgang og de nødvendige gæstefelter skal passe til virksomhedens formål og aftale.
- Databeskyttelse, kryptering og opbevaring: gennemgå hvilke oplysninger der registreres, og hvordan sletning håndteres.
- Hosting og dataplacering: se beskrivelsen af Azure-infrastrukturen i EU/EØS.
- Identitet og adgang: afklar, hvem der skal have adgang til receptionens oplysninger.
- Underdatabehandlere og databehandleraftale og dokumentationsoversigt: nogle dokumenter leveres på anmodning eller under NDA.
Brug materialet i virksomhedens leverandørvurdering. Accept af en NDA på gæsteskærmen er ikke i sig selv et behandlingsgrundlag for alle gæsteoplysninger, og gæstelisten erstatter ikke virksomhedens beredskabsprocedurer.