Guía del comprador actualizada el 26 de octubre de 2026
Esta guía fue escrita por MyDesk y complementa el contenido original del artículo. Las opciones de productos se basan en las páginas de soluciones actuales, la descripción general de precios y los casos de clientes vinculados a continuación. Sus módulos y configuración específicos están acordados en la oferta.
Beneficios de MyDesk para anfitrión, huésped y recepción
MyDesk El registro de invitados recopila las visitas previstas, el check-in y el check-out en un resumen de la recepción. El anfitrión puede preparar la visita en Outlook. El huésped puede registrarse en la pantalla de invitados o con un código QR después de la configuración, y el anfitrión puede ser notificado por correo electrónico con la opción de SMS como suplemento. La recepción puede preparar grupos y el NDA del huésped o las instrucciones de seguridad se pueden incluir en el check-in. Acuerda campos, idioma, mensajes y ayuda en llegada para que la solución se ajuste a tu empresa.
Comparar el viaje completo de un huésped
Haga que todos los candidatos muestren una visita preinscrita, un invitado no anunciado y una visita grupal. Descubra si el huésped puede encontrar a su anfitrión, qué sucede si el anfitrión no recibe un mensaje y cómo la recepción corrige un registro. Salida de prueba y posible entrega de tarjetas. Una recepción no tripulada requiere una vía de contacto acordada y un anfitrión que reciba; El autoservicio no elimina esta responsabilidad. Las pantallas, impresoras y tarjetas digitales de invitados deben adaptarse al flujo de trabajo elegido.
Utilice documentación para su evaluación del RGPD
El Centro de seguridad de MyDesk describe la seguridad y el procesamiento de datos y proporciona acceso a la descripción general de la documentación. El acuerdo de procesamiento de datos se incluye como estándar, mientras que ciertos documentos se proporcionan a pedido o bajo NDA. Revisa tu finalidad, campos obligatorios, derechos de acceso y reglas de almacenamiento junto con los responsables de la empresa. Distinga entre registrar la aceptación de las instrucciones de seguridad por parte de un huésped y la base de procesamiento de los datos del huésped. Evite elegir basándose únicamente en una afirmación general sobre el RGPD.
Vea soluciones concretas antes de elegir
POWERCON utiliza MyDesk para el registro de invitados en una pantalla en el lobby. Novafos tiene una configuración con check-in digital, mensaje al anfitrión y tarjeta de huésped E-Ink. Los dos ejemplos muestran que la recepción digital de invitados puede tener diferentes alcances. Compare el precio del software, el posible consumo de SMS, la pantalla, la impresora o las tarjetas digitales individualmente y confirme las piezas seleccionadas en la oferta.
¿Qué es una recepción digital?
Una recepción digital apoya la recepción de invitados con invitación y registro antes de la visita, check-in a la llegada y mensaje al anfitrión. Acuerde quién ayudará a los huéspedes que no estén invitados con antelación y cómo la recepción manejará los grupos. El flujo de trabajo digital debe adaptarse al personal, a los visitantes y a sus normas de seguridad.
Prepárate para la visita
Preinscribir al invitado cuando se haya acordado la reunión y la visita. Verifique el nombre, la empresa, el anfitrión y la fecha, y agregue cualquier almuerzo después de la configuración. El prerregistro automático requiere configuraciones acordadas; No todos los participantes externos de la reunión son necesariamente invitados físicos.
Haz que la llegada sea sencilla
Elige entre autoservicio en la pantalla de invitados o registro en recepción. Los campos, idioma y apariencia de la pantalla deben adaptarse a tus invitados. Cuando el huésped se registra, el anfitrión puede recibir un mensaje a través de los canales que haya activado.
Distinguir entre identificación y acceso
Las tarjetas impresas y las tarjetas digitales E-Ink pueden hacer que el huésped sea reconocible en la casa. Una tarjeta de presentación no abre puertas automáticamente. Las tarjetas de acceso requieren de un proceso propio de registro, emisión y devolución así como de una posible integración en el sistema de acceso.
Finalizar la visita y proteger los datos
Registre el check-out y recupere las tarjetas emitidas. Aclare el acceso del administrador, el almacenamiento y el posible reconocimiento de invitados anteriores. Utilice su acuerdo y el Centro de seguridad para la evaluación de la protección de datos, en lugar de asumir que todos los módulos procesan la misma información.
Añadido el 9 de noviembre de 2026
La guía describe los flujos de trabajo de MyDesk, los beneficios documentados y el uso por parte del cliente. El artículo fue preparado por MyDesk.
Registro de invitado desde Outlook para realizar el pago
MyDesk es un proveedor danés de registro de invitados para oficinas. La visita se puede preparar en Outlook, registrarse a la llegada y seguirse en el resumen de huéspedes de la recepción. Elige los peldaños y el hardware que tu recepción necesita.
- Antes de la visita: El anfitrión registra previamente al invitado desde Outlook. La recepción puede preparar más visitantes importando una lista de invitados.
- A llegado: El huésped realiza el check-in en una pantalla de huésped o con un código QR después de la configuración. Es posible que se incluyan instrucciones de seguridad o un acuerdo de confidencialidad en el momento del check-in.
- La recepción: El anfitrión puede recibir un correo electrónico sobre la llegada. Los SMS se pueden activar como complemento. También acuerde con quién se comunicará el huésped si el anfitrión no responde.
- A la salida: Registre el check-out para que el resumen de recepción refleje el estado de la visita. La tarjeta de huésped E-Ink se puede reutilizar para el siguiente huésped; imprimir, tarjetas digitales y un curso sin tarjeta son diferentes opciones.
sí registro de invitados desde Outlook y Uso de POWERCON de MyDesk para la recepción de invitados. Un ejemplo de cliente describe la solución del cliente; Las pantallas, mapas y mensajes deben aclararse para su propia configuración.
¿Quieres comparar el registro de invitados?
sí la comparación de proveedores por separado, si está investigando varios sistemas. Aquí, en la guía, encontrará los flujos de trabajo, los casos de clientes y la documentación de MyDesk.
¿Dónde encuentras documentación sobre los datos de los huéspedes?
El Centro de seguridad de MyDesk describe el procesamiento y almacenamiento de datos en la UE/EEE en Microsoft Azure, así como su eliminación después de períodos de almacenamiento acordados. El acuerdo de procesamiento de datos se incluye como estándar. El período de almacenamiento específico, el acceso y los campos de invitados necesarios deben ajustarse al propósito y acuerdo de la empresa.
- Protección, cifrado y almacenamiento de datos: revise qué información se registra y cómo se maneja la eliminación.
- Alojamiento y ubicación de datos: consulte la descripción de la infraestructura de Azure en la UE/EEE.
- Identidad y acceso: aclarar quién debe tener acceso a la información de la recepción.
- Subprocesadores y Acuerdo del procesador de datos y descripción general de la documentación.: algunos documentos se proporcionan previa solicitud o bajo NDA.
Utilice el material en la evaluación de proveedores de la empresa. La aceptación de un NDA en la pantalla de invitados no es en sí misma una base para procesar toda la información de los invitados y la lista de invitados no reemplaza los procedimientos de emergencia de la empresa.