Kopersgids bijgewerkt op 26 oktober 2026
Deze handleiding is geschreven door MyDesk en vormt een aanvulling op de originele inhoud van het artikel. De productopties zijn gebaseerd op de huidige oplossingspagina's, het prijsoverzicht en de hieronder gelinkte klantcases. Uw specifieke modules en opstelling worden in de offerte overeengekomen.
De voordelen van MyDesk voor gastheer, gast en receptie
MyDesk Gastenregistratie verzamelt verwachte bezoeken, check-in en check-out in een overzicht voor de receptie. De gastheer kan het bezoek voorbereiden in Outlook. De gast kan na het instellen worden geregistreerd op het gastenscherm of met een QR-code, en de host kan via e-mail op de hoogte worden gebracht met de optie van sms als aanvulling. De receptie kan groepen voorbereiden en de geheimhoudingsverklaring of veiligheidsinstructies van de gast kunnen bij het inchecken worden bijgevoegd. Maak afspraken over velden, taal, berichten en hulp bij binnenkomst zodat de oplossing bij jouw bedrijf past.
Vergelijk een volledige gastenreis
Laat alle kandidaten een vooraf geregistreerd bezoek, een onaangekondigde gast en een groepsbezoek tonen. Ontdek of de gast zijn gastheer kan vinden, wat er gebeurt als de gastheer geen bericht ontvangt en hoe de receptie een registratie corrigeert. Test afrekenen en eventuele levering van kaarten. Een onbemande receptie vereist een afgesproken contactpad en een gastheer die ontvangt; zelfbediening neemt deze verantwoordelijkheid niet weg. Schermen, printers en digitale gastenkaarten moeten passen bij de gekozen workflow.
Gebruik documentatie voor uw AVG-beoordeling
Het Security Center van MyDesk beschrijft de beveiliging en gegevensverwerking en biedt toegang tot het documentatieoverzicht. Een verwerkersovereenkomst is standaard inbegrepen, terwijl bepaalde documenten op verzoek of onder geheimhoudingsverklaring worden verstrekt. Beoordeel samen met de verantwoordelijken binnen het bedrijf uw doel, verplichte velden, toegangsrechten en opslagregels. Maak onderscheid tussen het vastleggen van de acceptatie van beveiligingsinstructies door een gast en de verwerkingsgrondslag voor gastgegevens. Kies niet alleen op basis van een algemene claim over de AVG.
Bekijk concrete oplossingen voordat u kiest
POWERCON gebruikt MyDesk voor gastregistratie op een scherm in de lobby. Novafos heeft een opstelling met digitaal inchecken, bericht naar host en E-Ink gastenkaart. Uit de twee voorbeelden blijkt dat digitale gastenontvangst verschillende reikwijdten kan hebben. Vergelijk de softwareprijs, het eventuele sms-verbruik, het scherm, de printer of de digitale kaarten afzonderlijk en laat de geselecteerde onderdelen in de aanbieding bevestigen.
Wat is een digitale receptie?
Een digitale receptie ondersteunt de ontvangst van gasten met uitnodiging en registratie vóór het bezoek, check-in bij aankomst en bericht aan de gastheer. Spreek af wie gasten helpt die niet vooraf zijn uitgenodigd en hoe de receptie met groepen omgaat. De digitale workflow moet passen bij de bezetting, bezoekers en uw veiligheidsregels.
Bereid je voor op het bezoek
Meld de gast vooraf aan als de bijeenkomst en het bezoek zijn afgehandeld. Controleer de naam, het bedrijf, de gastheer en de datum en voeg eventuele lunch toe na uw configuratie. Automatische pre-registratie vereist overeengekomen instellingen; niet alle externe deelnemers aan de vergadering zijn noodzakelijkerwijs fysieke gasten.
Maak aankomst eenvoudig
Kies tussen zelfbediening op het gastenscherm en registratie bij de receptie. De velden, taal en uitstraling van het scherm moeten bij jouw gasten passen. Wanneer de gast incheckt, kan de host een bericht ontvangen via de door jou geactiveerde kanalen.
Maak onderscheid tussen identificatie en toegang
Bedrukte kaarten en digitale E-Ink-kaarten kunnen de gast herkenbaar maken in huis. Een naamkaartje opent niet automatisch deuren. Toegangskaarten vereisen een eigen registratie-, uitgifte- en retourproces en een mogelijke integratie in het toegangssysteem.
Beëindig het bezoek en bescherm gegevens
Meld u aan bij het uitchecken en ontvang uitgegeven kaarten terug. Verduidelijk beheerderstoegang, opslag en mogelijke herkenning van eerdere gasten. Gebruik uw overeenkomst en het Security Center voor de beoordeling van gegevensbescherming, in plaats van ervan uit te gaan dat alle modules dezelfde informatie verwerken.
Toegevoegd op 9 november 2026
De gids beschrijft de workflows van MyDesk, de gedocumenteerde voordelen en het klantgebruik. Het artikel is opgesteld door MyDesk.
Gastregistratie van Outlook voor het afrekenen
MyDesk is een Deense leverancier van gastenregistratie voor kantoren. Het bezoek kan worden voorbereid in Outlook, bij aankomst geregistreerd en gevolgd in het gastenoverzicht van de receptie. Kies de stappen en de hardware die uw ontvangst nodig heeft.
- Vóór het bezoek: De host registreert de gast vooraf vanuit Outlook. De receptie kan meer bezoekers voorbereiden door een gastenlijst te importeren.
- Bij aankomst: De gast checkt na het instellen in op een gastenscherm of met een QR-code. Eventuele veiligheidsinstructies of een geheimhoudingsverklaring kunnen bij het inchecken worden bijgevoegd.
- De receptie: Het kan zijn dat de gastheer een e-mail ontvangt over de aankomst. SMS kan als aanvulling worden geactiveerd. Spreek ook af met wie de gast contact zal opnemen als de gastheer niet opneemt.
- Bij vertrek: Registreer check-out zodat het ontvangstoverzicht de status van het bezoek weergeeft. E-Ink gastenkaart kan opnieuw worden gebruikt voor de volgende gast; printen, digitale kaarten en een cursus zonder kaart zijn verschillende mogelijkheden.
Se gastregistratie van Outlook en POWERCON's gebruik van MyDesk voor gastenontvangst. Een klantvoorbeeld beschrijft de oplossing van de klant; schermen, kaarten en berichten moeten voor uw eigen opstelling verduidelijkt worden.
Wil je gastregistratie vergelijken?
Se de afzonderlijke leveranciersvergelijking, als u meerdere systemen onderzoekt. Hier in de gids vindt u de workflows, klantcases en documentatie van MyDesk.
Waar vind je documentatie over gastgegevens?
Het Security Center van MyDesk beschrijft de gegevensverwerking en -opslag in de EU/EER op Microsoft Azure en de verwijdering na overeengekomen opslagperioden. Standaard wordt een verwerkersovereenkomst meegeleverd. De specifieke bewaartermijn, toegang en de benodigde gastvelden moeten passen bij het doel en de overeenkomst van het bedrijf.
- Gegevensbescherming, encryptie en opslag: bekijk welke informatie wordt vastgelegd en hoe verwijdering wordt afgehandeld.
- Hosting en datalocatie: zie de beschrijving van de Azure-infrastructuur in de EU/EER.
- Identiteit en toegang: verduidelijken wie toegang moet hebben tot de informatie van de receptie.
- Subverwerkers en bewerkersovereenkomst en documentatieoverzicht: sommige documenten worden op verzoek of onder geheimhoudingsverklaring verstrekt.
Gebruik het materiaal bij de leveranciersbeoordeling van het bedrijf. Het accepteren van een NDA op het gastscherm is op zichzelf geen basis voor het verwerken van alle gastinformatie, en de gastenlijst vervangt niet de noodprocedures van het bedrijf.