Bruun & Hjejle: Strømlinet mødebooking og forplejning i hjertet af København

Problemet

Som et af Danmarks førende advokatkontorer med 350 ansatte i København K, lever Bruun & Hjejle i en hverdag, hvor præcision og professionalisme er altafgørende. Med mange daglige klientmøder og interne konferencer var der behov for en mere integreret tilgang til administrationen af husets mange faciliteter.

I advokatbranchen er tid en kritisk ressource, og manuel koordinering af mødelokaler kan hurtigt føre til unødigt tidsforbrug eller usikkerhed omkring ledig kapacitet. Uden et centraliseret system kan det være udfordrende at sikre, at de rette rammer altid står klar til både partnere og klienter.

Virksomheden søgte derfor en løsning, der kunne binde booking af lokaler tæt sammen med bestilling af forplejning. Målet var at skabe en gnidningsfri proces, hvor de administrative arbejdsgange blev forenklet, så medarbejderne kunne fokusere fuldt ud på deres juridiske rådgivning.

Løsningen

Vi har leveret en komplet løsning til mødelokalebooking og mødeforplejning, der er fuldt integreret i virksomhedens eksisterende digitale arbejdsflade. Gennem MyDesk-platformen har de ansatte fået et intuitivt værktøj, hvor de hurtigt kan finde og reservere det rette lokale baseret på behov og kapacitet.

Løsningen inkluderer et avanceret modul til mødeforplejning, som gør det muligt at bestille mad og drikke direkte i forbindelse med bookingen. Dette sikrer, at køkkenet og servicepersonalet automatisk modtager alle relevante informationer om tidspunkter og specielle ønsker uden behov for separate e-mails eller opkald.

Opsætningen er skræddersyet til Bruun & Hjejles specifikke behov for overblik og fleksibilitet. Systemet håndterer alt fra de hurtige interne møder til store klientarrangementer, hvilket skaber en sammenhængende oplevelse fra reservationen foretages, til mødet afvikles.

Resultatet

Implementeringen har resulteret i et markant bedre overblik over husets ressourcer og en mere struktureret hverdag for både sekretærer og jurister. Ved at samle booking og forplejning i ét system er risikoen for fejl og misforståelser minimeret, hvilket styrker den professionelle afvikling af møder.

De ansatte oplever nu en langt mere flydende proces, når de skal planlægge deres arbejdsdag og modtage gæster i huset. Den automatiserede kommunikation mellem bookingsystemet og kantinen har fjernet manuelle arbejdsgange og skabt en højere grad af gennemsigtighed i hele organisationen.

Samlet set har løsningen givet Bruun & Hjejle en moderne platform, der understøtter virksomhedens høje kvalitetskrav. Den øgede funktionalitet sikrer, at husets faciliteter udnyttes optimalt, og at serviceoplevelsen for både medarbejdere og klienter altid er i top.