EWII A/S: Professionel gæstehåndtering og mødeflow med MyDesk

Problemet

Som en af Danmarks centrale aktører inden for forsyning har EWII i Kolding en hverdag præget af høj aktivitet og mange besøgende. Med omkring 700 ansatte opstod der et behov for at strukturere administrationen omkring gæster og mødelokaler mere effektivt. Tidligere var processerne omkring modtagelse og forplejning præget af manuelle arbejdsgange, der krævede unødig koordination.

I utility-branchen er driftssikkerhed og professionalisme i højsædet, hvilket også skal afspejles i den fysiske velkomst på hovedkontoret. Uden et integreret system kan det være svært at opretholde det fornødne overblik over ledige ressourcer og gæsternes ankomst. Det skaber et ønske om en mere strømlinet tilgang, hvor medarbejderne selv kan administrere deres behov.

EWII søgte derfor en løsning, der kunne binde gæsteregistrering og mødebooking sammen i én sammenhængende platform. Målet var at skabe en moderne modtagelse og lette de administrative byrder for både receptionen og de ansatte. Valget faldt på MyDesk for at sikre en digital infrastruktur, der understøtter virksomhedens professionelle image.

Løsningen

MyDesk har leveret en komplet pakke til EWII, der integrerer besøgsstyring direkte med virksomhedens mødefaciliteter. Kernen i løsningen er en digital gæsteregistrering, hvor besøgende selv kan tjekke ind ved ankomst, hvorefter værten automatisk modtager besked. Som en unik del af løsningen har vi implementeret digitale e-ink gæstekort, der giver de besøgende et professionelt visuelt ID.

Løsningen omfatter også et fuldt integreret modul til mødelokalebooking, der gør det enkelt for de 700 medarbejdere at finde og reservere faciliteter. Her har vi opsat en direkte kobling til mødeforplejning, så bestillinger af mad og drikke kan håndteres i samme arbejdsgang som bookingen af lokalet. Dette sikrer, at køkkenet og kantinen altid har de nødvendige oplysninger i realtid.

Hele systemet er sat op til at tale sammen på tværs af afdelingerne i Kolding, så alle har adgang til de samme opdaterede data. Ved at kombinere hardware som e-ink kort med vores softwareplatform har vi skabt en løsning, der er let tilgængelig for alle medarbejdere. Det betyder, at EWII nu har et centralt værktøj til at styre hele gæste- og mødeoplevelsen.

Resultatet

Implementeringen hos EWII har resulteret i en markant mere smidig hverdag for både medarbejdere og gæster. Ved at digitalisere gæsteregistreringen har receptionen fået et bedre overblik over husets aktiviteter, mens de besøgende oplever en moderne og professionel modtagelse. De digitale e-ink gæstekort sikrer, at sikkerheden og identifikationen i huset altid er opdateret og letlæselig.

Administrationen af mødeforplejning er blevet transformeret fra en manuel opgave til en automatiseret proces, hvilket fjerner risikoen for misforståelser. Medarbejderne i Kolding har fået fuld gennemsigtighed over ledige mødelokaler, hvilket gør planlægning af både interne og eksterne møder betydeligt lettere. Det samlede overblik betyder, at ressourcerne udnyttes mere hensigtsmæssigt i hele organisationen.

Samlet set har løsningen givet EWII de rette værktøjer til at håndtere deres workplace management på en struktureret måde. Der er skabt ro omkring de praktiske detaljer ved gæstehåndtering og mødeafvikling, så fokus kan forblive på kerneopgaverne. Slutresultatet er en mere sammenhængende arbejdsplads, hvor teknologien understøtter det daglige flow for alle ansatte.