Augustinus Fonden: Strømlinet mødehåndtering og planlægning med MyDesk

Problemet

Som en markant aktør i det københavnske erhvervsliv opererer Augustinus Fonden fra deres kontor med behov for skarpt overblik over deres ressourcer. Før implementeringen af MyDesk bar hverdagen præg af manuelle processer, når medarbejderne skulle koordinere deres fremmøde og booke faciliteter til vigtige møder. Det kunne ofte være uklart, hvem der var på kontoret hvornår, og om de nødvendige lokaler var ledige.

I branchen for administration og investeringsrelateret arbejde er tid en kostbar ressource, og forstyrrelser i dagligdagen kan flytte fokus fra kerneopgaverne. Uden et integreret system kan der let opstå misforståelser omkring ledige mødelokaler eller manglende koordinering af forplejning til eksterne gæster. Dette skaber unødig administrativ støj i en organisation, hvor præcision og professionalisme er i højsædet.

Behovet for at skabe en mere sammenhængende struktur og sikre en professionel modtagelse af samarbejdspartnere blev drivkraften bag ønsket om en ny løsning. Augustinus Fonden søgte en platform, der kunne samle både mødebooking, forplejning og den generelle kontorplanlægning i én arbejdsgang. Målet var at skabe ro omkring de logistiske detaljer og frigive tid til de værdiskabende aktiviteter.

Løsningen

Vi har leveret en skræddersyet løsning til Augustinus Fonden, der centrerer sig om modulerne MyDesk Planner, Mødelokalebooking og Mødeforplejning. Løsningen er fuldt integreret i deres eksisterende IT-miljø, hvilket gør det muligt for medarbejderne at administrere deres dagligdag direkte fra de værktøjer, de allerede kender. Systemet er sat op til at give et visuelt overblik over kontorets kapacitet og aktiviteter.

Med MyDesk Planner-modulet har vi givet medarbejderne mulighed for at angive deres lokation, så alle kan se, hvem der arbejder fra kontoret, og hvem der arbejder andre steder. Dette understøtter det sociale sammenhold og gør det lettere at planlægge ad hoc møder ansigt til ansigt. Samtidig sikrer Mødelokalebooking, at der er fuldstændig gennemsigtighed omkring faciliteterne, så dobbeltbookinger elimineres helt.

Som en vigtig del af leverancen har vi implementeret modulet til Mødeforplejning, som binder hele pakken sammen. Når et møde bookes, kan medarbejderen nu bestille forplejning i samme workflow, hvilket automatisk sender informationerne videre til de relevante led i organisationen. Det sikrer, at alle detaljer er på plads, før gæsterne ankommer, uden at det kræver adskillige e-mails eller opkald.

Resultatet

Implementeringen hos Augustinus Fonden har resulteret i en markant mere smidig hverdag med færre manuelle arbejdsgange. Ved at samle administrationen af lokaler og forplejning ét sted har medarbejderne fået en højere grad af autonomi og sikkerhed i deres planlægning. Der er nu skabt en klar struktur, hvor processen fra mødeindkaldelse til servering af kaffe forløber helt automatisk.

Brugen af MyDesk Planner har givet ledelsen og medarbejderne et bedre kvalitativt overblik over hverdagens dynamik på kontoret i København. Det øgede overblik betyder, at ressourcerne udnyttes mere hensigtsmæssigt, og at kontoret fungerer som en effektiv base for fondens aktiviteter. Samarbejdet på tværs af de 30 ansatte er blevet lettere, da alle har adgang til den samme opdaterede information i realtid.

Den professionelle standard i organisationen understøttes nu af en moderne digital infrastruktur, der afspejler fondens værdier om ordentlighed og kvalitet. Gæster og samarbejdspartnere oplever en strømlinet modtagelse, hvor alt fra lokalevalg til forplejning spiller sammen. MyDesk fungerer således som et usynligt, men effektivt bindeled, der skaber ro og overskud i det daglige arbejde.