GI Group: Intelligent ressourcestyring i hjertet af Lissabon

Problemet

Giett – Empresa de Trabalho Temporário (GI Group) opererer i et dynamisk miljø i Lissabon, hvor fleksibilitet er afgørende for deres daglige drift. Før implementeringen af en struktureret løsning stod virksomheden over for udfordringer med at administrere deres fysiske rammer i takt med en moderne og skiftende arbejdsform. Det krævede en indsats at sikre, at medarbejderne altid havde adgang til de rette faciliteter, når de mødte ind på kontoret.

Inden for HR-branchen er behovet for smidighed særligt udtalt, da konsulenter ofte veksler mellem interne møder og eksterne besøg. Uden et centraliseret system kan der nemt opstå usikkerhed omkring tilgængeligheden af arbejdsstationer og mødefaciliteter, hvilket kan lægge beslag på administrative ressourcer. Manglen på overblik over parkeringsfaciliteter kan desuden skabe unødig logistisk friktion i en travl storby.

Virksomheden søgte derfor en løsning, der kunne samle styringen af kontorets vigtigste ressourcer i én intuitiv platform. Ønsket var at eliminere manuel koordinering og i stedet tilbyde medarbejderne en selvkørende og digital tilgang til deres arbejdsdag. Valget faldt på MyDesk for at skabe de mest optimale rammer for samarbejde og effektivitet.

Løsningen

MyDesk har leveret en sammenhængende workplace management-løsning til GI Group, som dækker behovene for både stationær og logistisk planlægning. Vi har implementeret vores moduler til desk booking, mødelokalebooking og parkeringsstyring, så alt er samlet i samme brugerflade. Systemet er sat op til at afspejle deres specifikke kontorkonfiguration i Lissabon, hvilket gør det nemt for medarbejderne at orientere sig.

Med desk booking-modulet har vi givet medarbejderne mulighed for at reservere deres foretrukne arbejdsstation på forhånd, mens mødelokale-løsningen sikrer en problemfri booking af faciliteter til samtaler og interne møder. Vi har lagt vægt på en opsætning, der er let tilgængelig via både mobil og desktop. Dette sikrer, at medarbejderne kan planlægge deres kontordage uanset hvor de befinder sig.

Parkeringsstyringen er integreret som en naturlig del af løsningen, hvilket løser en væsentlig logistisk udfordring i en storby. MyDesk har konfigureret systemet således, at reservation af en parkeringsplads sker i samme proces som bookingen af et skrivebord. Det giver en sammenhængende brugeroplevelse, hvor medarbejderen har styr på hele sin ankomst til lokationen allerede inden hjemmefra.

Resultatet

Implementeringen af MyDesk har givet GI Group et fuldt digitalt overblik over deres kontorkapacitet og ressourceforbrug. Medarbejderne oplever nu en mere gnidningsfri hverdag, hvor de ikke længere skal bruge tid på at lede efter en ledig plads eller et ledigt lokale. Denne gennemsigtighed skaber ro omkring de fysiske rammer og tillader fuldt fokus på kerneopgaverne inden for HR og rekruttering.

Løsningen har desuden optimeret udnyttelsen af de eksisterende parkeringsfaciliteter og mødelokaler markant. Ved at gøre tilgængeligheden synlig for alle undgås dobbeltbookinger og uudnyttede ressourcer, hvilket øger effektiviteten i hele organisationen. Den kvalitative oplevelse af arbejdspladsen er løftet, da teknologien fjerner de små frustrationer i hverdagens logistik.

Ledelsen har med MyDesk fået et værdifuldt værktøj til at forstå, hvordan kontoret rent faktisk bliver brugt i praksis. Det giver et oplyst grundlag for fremtidige beslutninger omkring indretning og faciliteter, uden at det kræver manuel dataindsamling. Samlet set har GI Group fået en fremtidssikret platform, der understøtter en moderne og fleksibel arbejdskultur.