Vad ska ett bokningssystem kunna göra på kontoret?
Ett bokningssystem samlar in bokningar och visar vad som finns tillgängligt. Börja med att förtydliga om du vill boka mötesrum, skrivbord, parkering eller andra gemensamma resurser. Behovet är ett annat än tidsbokning för kunder: På kontoret ska bokningen även passa medarbetarnas tillgång, kalender och plats.
Mötesbokning och lokalbokning i samma arbetsflöde
Vid mötesbokning ska tid, deltagare och lokaler stämma överens. Undersök hur lokalbokning fungerar med dina Microsoft 365-kalendrar och vad som händer vid en flytt eller avbokning. Om mötet även kräver catering bör beställning och förändringar ingå i samma förtydligande. Integrationer och moduler beror på vald lösning och uppställning.
Kartlägg vardagen
Beskriv hur skrivbord, mötesrum, gäster, parkering och catering hanteras idag. Hitta de platser där manuella listor och meddelanden gör ändringar svåra att följa. Välj de moduler som löser specifika problem istället för att introducera alla funktioner på en gång.
Kontrollera integration och åtkomst
Förtydliga Microsoft 365, användargrupper och rättigheter med IT. Testa både medarbetarens bokning och administrationens överblick. Appar och integrationer måste fungera med de klienter och enheter du faktiskt använder.
Gör ändringar som en del av testet
Ett system ska också hantera omplacering och avbokning. Följ en reservation genom förändringar och kontrollmöte, catering och gäster. Kom överens om ansvar för data, kartor och resurser när kontoret byter.
Planera introduktion och uppföljning
Ge medarbetarna korta guider och en tydlig kontaktväg. Om det behövs, börja med ett begränsat område och använd erfarenheten innan du expanderar. Jämför erbjudanden för funktioner, uppsättning, support och avtalsvillkor med dina behov.