Que devrait pouvoir faire un système de réservation au bureau ?
Un système de réservation collecte les réservations et affiche ce qui est disponible. Commencez par préciser si vous souhaitez réserver des salles de réunion, des bureaux, un parking ou d'autres ressources partagées. Le besoin est différent de celui de la réservation du temps pour les clients : au bureau, la réservation doit également être adaptée à l'accès, au calendrier et à l'emplacement des employés.
Réservation de réunions et réservation de lieux dans le même flux de travail
Lors de la réservation d'une réunion, l'heure, les participants et les locaux doivent correspondre. Découvrez comment fonctionne la réservation de salles avec vos calendriers Microsoft 365 et ce qui se passe en cas de déménagement ou d'annulation. Si la réunion nécessite également un service de restauration, la commande et les modifications doivent être incluses dans la même clarification. Les intégrations et les modules dépendent de la solution et de la configuration choisies.
Cartographie de la vie quotidienne
Décrivez comment les bureaux, les salles de réunion, les invités, le parking et la restauration sont gérés aujourd'hui. Recherchez les endroits où les listes et les messages manuels rendent les modifications difficiles à suivre. Choisissez les modules qui résolvent des problèmes spécifiques plutôt que d'introduire toutes les fonctions en même temps.
Contrôler l’intégration et l’accès
Clarifiez Microsoft 365, les groupes d'utilisateurs et les droits auprès du service informatique. Testez à la fois la réservation de l'employé et la vue d'ensemble de l'administration. Les applications et les intégrations doivent fonctionner avec les clients et les appareils que vous utilisez réellement.
Intégrer les modifications au test
Un système doit également gérer la relocalisation et l’annulation. Suivez une réservation à travers les modifications et contrôlez les réunions, la restauration et les invités. Acceptez la responsabilité des données, des cartes et des ressources lorsque le bureau change.
Introduction et suivi du plan
Donnez aux employés des guides courts et un itinéraire de contact clair. Si nécessaire, commencez par une zone limitée et utilisez l’expérience avant de vous étendre. Comparez les offres de fonctions, de configuration, de support et les conditions contractuelles avec vos besoins.