¿Qué debería poder hacer un sistema de reservas en la oficina?
Un sistema de reservas recopila reservas y muestra lo que está disponible. Empiece por aclarar si desea reservar salas de reuniones, escritorios, aparcamiento u otros recursos compartidos. La necesidad es diferente a la reserva de tiempo para los clientes: en la oficina, la reserva también debe adaptarse al acceso, el calendario y la ubicación de los empleados.
Reserva de reuniones y reserva de lugares en el mismo flujo de trabajo
A la hora de reservar una reunión, la hora, los participantes y el lugar deben coincidir. Investigue cómo funciona la reserva de lugares con sus calendarios Microsoft 365 y qué sucede en caso de mudanza o cancelación. Si la reunión también requiere catering, pedidos y cambios deberán incluirse en la misma aclaración. Las integraciones y módulos dependen de la solución y configuración elegidas.
Mapa de la vida cotidiana
Describa cómo se manejan hoy en día los escritorios, las salas de reuniones, los invitados, el estacionamiento y el catering. Encuentre los lugares donde las listas manuales y los mensajes dificultan el seguimiento de los cambios. Elija los módulos que resuelvan problemas específicos en lugar de introducir todas las funciones a la vez.
Control de integración y acceso
Aclare Microsoft 365, los grupos de usuarios y los derechos con TI. Pruebe tanto la reserva del empleado como la descripción general de la administración. Las aplicaciones y las integraciones deben funcionar con los clientes y dispositivos que realmente utiliza.
Hacer que los cambios formen parte de la prueba
Un sistema también debe gestionar la reubicación y la cancelación. Seguimiento de una reserva mediante cambios y control de reuniones, catering e invitados. Acordar la responsabilidad de los datos, mapas y recursos cuando cambie la oficina.
Introducción y seguimiento del plan.
Ofrezca a los empleados guías breves y una ruta de contacto clara. Si es necesario, comience con un área limitada y utilice la experiencia antes de expandirse. Compare ofertas de funciones, configuración, soporte y términos de contrato con sus necesidades.