Välj efter behov
Ange datum, varaktighet och antal deltagare innan du letar efter ett rum. Tänk också på videoutrustning, tillgänglighet och den inredning som krävs för mötet. Ett mindre mötesrum och ett verkstadsrum löser olika uppgifter. Använd filter, rumsinformation och planlösning för att välja lämpliga ramar.
Slutför bokningen
I Outlook räcker det inte med att välja ett rum: skicka inbjudan och kontrollera rummets acceptans. Om rummet avböjer måste du hitta ett annat rum eller tid. En inbjudan i din egen kalender bevisar inte att rummet är reserverat. I Planner låter översikten dig jämföra lokaler och tidsperioder.
Tänk på leverans och deltagare
Lägg till catering och gästregistrering när din lösning stödjer det. Ange rätt kvantitet, leveranstid och speciella önskemål och respektera matsalens deadlines. Sätt en tydlig agenda på inbjudan så att deltagarna kan förbereda sig.
Frigör kapacitet för ändringar
Åtgärda eller avboka mötet när planerna ändras och kontrollera tillhörande bokningar. Leta separat för oberoende cateringbeställningar. Om du använder incheckning eller sensorer för att släppa outnyttjade lokaler ska regler och raster klargöras med de anställda.
Använd data för nästa förbättring
Titta på bokningarnas längd, rumsstorlek och fördelning över veckan. Reservationer visar efterfrågan; faktisk användning kräver en annan databas. Använd båda delarna tillsammans med dina kollegors erfarenhet innan du ändrar lokalens layout.