Hvad skal et booking system kunne på kontoret?
Et booking system samler reservationer og viser, hvad der er ledigt. Start med at afklare, om I vil booke mødelokaler, skriveborde, parkering eller andre fælles ressourcer. Behovet er forskelligt fra tidsbestilling til kunder: På kontoret skal bookingen også passe til medarbejdernes adgang, kalender og lokation.
Mødebooking og lokalebooking i samme arbejdsgang
Ved mødebooking skal både tidspunkt, deltagere og lokale passe sammen. Undersøg, hvordan lokalebooking fungerer med jeres Microsoft 365-kalendere, og hvad der sker ved flytning eller aflysning. Hvis mødet også kræver forplejning, bør bestilling og ændringer indgå i den samme afklaring. Integrationer og moduler afhænger af den valgte løsning og opsætning.
Kortlæg hverdagen
Beskriv, hvordan skriveborde, mødelokaler, gæster, parkering og forplejning håndteres i dag. Find de steder, hvor manuelle lister og beskeder gør ændringer svære at følge. Vælg de moduler, der løser konkrete problemer, frem for at indføre alle funktioner på én gang.
Kontrollér integration og adgang
Afklar Microsoft 365, brugergrupper og rettigheder med IT. Test både medarbejderens booking og administrationens overblik. Apps og integrationer skal virke med de klienter og enheder, I faktisk bruger.
Gør ændringer til en del af testen
Et system skal også håndtere flytning og aflysning. Følg en reservation gennem ændringer, og kontrollér møde, forplejning og gæster. Aftal ansvar for data, kort og ressourcer, når kontoret ændres.
Planlæg introduktion og opfølgning
Giv medarbejderne korte guides og en tydelig kontaktvej. Start eventuelt med et afgrænset område, og brug erfaringerne, før I udvider. Sammenlign tilbud på funktioner, opsætning, support og aftalevilkår med jeres behov.