Was soll ein Buchungssystem im Büro können?
Ein Buchungssystem sammelt Reservierungen und zeigt, was verfügbar ist. Klären Sie zunächst, ob Sie Besprechungsräume, Schreibtische, Parkplätze oder andere gemeinsam genutzte Ressourcen buchen möchten. Der Bedarf ist ein anderer als bei der Zeitbuchung für Kunden: Im Büro muss die Buchung auch zum Zugang, Kalender und Standort der Mitarbeiter passen.
Buchung von Meetings und Veranstaltungsorten im selben Workflow
Bei der Buchung einer Tagung müssen Zeitpunkt, Teilnehmer und Räumlichkeiten übereinstimmen. Untersuchen Sie, wie die Veranstaltungsortbuchung mit Ihren Microsoft 365-Kalendern funktioniert und was im Falle einer Verschiebung oder Stornierung passiert. Wenn für die Besprechung auch ein Catering erforderlich ist, sollten Bestellung und Änderungen in die gleiche Klarstellung einbezogen werden. Integrationen und Module hängen von der gewählten Lösung und Einrichtung ab.
Kartieren Sie den Alltag
Beschreiben Sie, wie heute mit Schreibtischen, Besprechungsräumen, Gästen, Parken und Catering umgegangen wird. Finden Sie die Stellen, an denen manuelle Listen und Meldungen dazu führen, dass Änderungen nur schwer nachvollziehbar sind. Wählen Sie die Module, die bestimmte Probleme lösen, anstatt alle Funktionen auf einmal einzuführen.
Kontrollieren Sie Integration und Zugriff
Klären Sie Microsoft 365, Benutzergruppen und Rechte mit der IT. Testen Sie sowohl die Buchung des Mitarbeiters als auch die Übersicht der Verwaltung. Apps und Integrationen müssen mit den Clients und Geräten funktionieren, die Sie tatsächlich verwenden.
Nehmen Sie Änderungen als Teil des Tests vor
Ein System muss auch Umzüge und Stornierungen abwickeln. Verfolgen Sie eine Reservierung durch Änderungen und kontrollieren Sie Besprechungen, Catering und Gäste. Vereinbaren Sie die Verantwortung für Daten, Karten und Ressourcen, wenn das Büro wechselt.
Planen Sie die Einführung und Nachbereitung
Geben Sie Ihren Mitarbeitern kurze Leitfäden und einen klaren Kontaktweg. Beginnen Sie bei Bedarf mit einem begrenzten Bereich und nutzen Sie die Erfahrung, bevor Sie erweitern. Vergleichen Sie Angebote zu Funktionen, Einrichtung, Support und Vertragslaufzeiten mit Ihren Bedürfnissen.