Hva skal et bookingsystem kunne på kontoret?
Et bookingsystem samler bestillinger og viser hva som er tilgjengelig. Start med å avklare om du ønsker å bestille møterom, skrivebord, parkering eller andre felles ressurser. Behovet er forskjellig fra timebestilling for kunder: På kontoret skal bookingen også passe de ansattes tilgang, kalender og plassering.
Møtebooking og lokale booking i samme arbeidsflyt
Ved møtebestilling skal tid, deltakere og lokaler samsvare. Undersøk hvordan bestilling av lokale fungerer med dine Microsoft 365-kalendere og hva som skjer i tilfelle flytting eller kansellering. Dersom møtet også krever servering, bør bestilling og endringer inngå i samme avklaring. Integrasjoner og moduler avhenger av valgt løsning og oppsett.
Kartlegg hverdagen
Beskriv hvordan pulter, møterom, gjester, parkering og servering håndteres i dag. Finn stedene der manuelle lister og meldinger gjør endringer vanskelige å følge. Velg modulene som løser spesifikke problemer i stedet for å introdusere alle funksjoner samtidig.
Kontroller integrasjon og tilgang
Tydeliggjør Microsoft 365, brukergrupper og rettigheter med IT. Test både den ansattes booking og administrasjonens oversikt. Apper og integrasjoner må fungere med klientene og enhetene du faktisk bruker.
Gjør endringer som en del av testen
Et system skal også håndtere flytting og kansellering. Følg en reservasjon gjennom endringer og kontrollmøte, bevertning og gjester. Avtal ansvar for data, kart og ressurser når kontoret endres.
Planlegg introduksjon og oppfølging
Gi ansatte korte veiledninger og tydelig kontaktvei. Om nødvendig, start med et begrenset område og bruk erfaringen før du utvider. Sammenlign tilbud på funksjoner, oppsett, support og kontraktsvilkår med dine behov.