Slagelse Kommune: Effektiv mødestyring på tværs af en kompleks IT-infrastruktur

Problemet

Som en af byens største arbejdspladser med 1.800 ansatte i centraladministrationen og decentrale enheder, stod Slagelse Kommune over for betydelige udfordringer med koordinering af deres mange mødefaciliteter. Medarbejderne brugte uforholdsmæssig lang tid på manuelt at finde ledige lokaler, hvilket ofte resulterede i dobbeltbookinger eller uudnyttede rum. Denne ineffektivitet skabte frustration i en travl hverdag, hvor tværfagligt samarbejde er essentielt for kommunens drift.

En særlig teknisk barriere var deres hybride IT-setup, hvor Exchange-serveren køres on-premise, hvilket gjorde det svært at finde en moderne løsning, der kunne integreres fejlfrit. Tidligere foregik bestilling af mødeforplejning via separate e-mails eller interne systemer, som ikke var koblet direkte til selve lokalemenuen. Dette skabte en risiko for fejlbestillinger og manglende leveringer til kritiske politiske udvalgsmøder og interne workshops.

Konsekvensen var et stort ressourcetab hos både de administrative medarbejdere og kantinepersonalet, der brugte timer på at afstemme lister manuelt. Manglen på synlighed betød også, at dyre kvadratmeter stod tomme, selvom efterspørgslen på mødepladser var høj. Slagelse Kommune søgte derfor en robust og fremtidssikret platform, der kunne bygge bro mellem deres on-premise infrastruktur og behovet for en brugervenlig, digital mødeoplevelse.

Løsningen

Slagelse Kommune valgte MyDesk som deres centrale platform til Workplace Management, primært på grund af systemets evne til at håndtere deres hybride Exchange-miljø. Valget faldt på modulerne til mødelokalebooking og den integrerede forplejningsadministration, som samlede alle funktioner ét sted. Ved at vælge MyDesk fik kommunen en løsning, der respekterede deres sikkerhedskrav, mens de fik glæde af et moderne Cloud-interface.

Implementeringen blev skræddersyet til Slagelse Kommunes eksisterende hardware, da MyDesk blev integreret direkte på deres nuværende mødelokaleskærme. Dette sparede kommunen for store investeringer i ny hardware og sikrede en bæredygtig overgang til det nye system. Den tekniske integration med on-premise Exchange blev udført i tæt samarbejde mellem MyDesks specialister og kommunens IT-afdeling for at sikre maksimal datastabilitet.

Onboarding-processen blev udrullet i faser, hvor både administrativt personale og kantinen blev trænet i det nye workflow for forplejningsstyring. MyDesks intuitive brugerflade gjorde det nemt for medarbejderne at adoptere systemet fra dag ét, uanset om de bookede via Outlook eller direkte på skærmene. Den hurtige ibrugtagning bekræftede, at løsningen matchede de ansattes behov for enkelhed i en kompleks organisation.

Resultatet

Efter implementeringen af MyDesk har Slagelse Kommune oplevet en mærkbar forandring i, hvordan deres mødefaciliteter bliver administreret og udnyttet. Ved at samle booking og forplejning i én arbejdsgang er antallet af supporthenvendelser vedrørende glemte bestillinger faldet drastisk. Lokaleskærmene viser nu altid Realtidsprofiler, hvilket har elimineret usikkerheden om, hvorvidt et lokale er optaget eller ledigt.

Konkrete målinger viser, at de administrative medarbejdere sparer op mod 15-20 minutter per kompleks mødebooking, da alle tilvalg klares i samme flow. Integrationen med de eksisterende skærme har desuden sikret en udnyttelsesgrad af lokalerne, der er steget med ca. 25%, fordi ubenyttede lokaler nu frigives automatisk. Dette har givet ledelsen et langt bedre datagrundlag for at vurdere det fremtidige behov for mødekvadratmeter.

Den langsigtede effekt er en markant forbedret medarbejdertilfredshed, da de ansatte nu føler sig bedre understøttet af deres digitale værktøjer. Roen omkring mødeafviklingen har skabt et bedre arbejdsmiljø, hvor fokus er flyttet fra logistik til indholdet af de politiske og administrative drøftelser. Slagelse Kommune står nu med en moderne platform, der kan skaleres i takt med deres fremtidige behov for workplace management.