Børns Vilkår: Professionel gæsteværdi med brandede E-ink kort

Problemet

Børns Vilkår er en organisation i vækst med over 500 ansatte fordelt på lokationer i Valby og Aarhus, hvilket skaber et stort flow af eksterne samarbejdspartnere og frivillige. Tidligere manglede der en strømlinet proces for gæsteregistrering, hvilket skabte usikkerhed i receptionen og et uprofessionelt førstehåndsindryk for de mange besøgende.

Udfordringen var særligt udtalt, når større grupper ankom samtidigt til møder, da det manuelle overblik ofte svigtede. Uden et tydeligt visuelt identifikationssystem var det svært for de ansatte at identificere gæster i huset, hvilket er afgørende for sikkerheden i en organisation, der arbejder med følsomme emner.

Konsekvensen var spildtid for både medarbejdere og gæster samt en manglende rød tråd i organisationens visuelle identitet udadrettet. Man søgte derfor en moderne, digital løsning, der kunne forene sikkerhedsbehov med et professionelt og varmt velkomstmiljø.

Løsningen

Valget faldt på MyDesks besøgsstyring kombineret med innovative, digitale E-ink gæstekort, der kunne integreres direkte i organisationens daglige workflow. MyDesk blev valgt for sin evne til at kombinere brugervenlighed med et æstetisk udtryk, der passede til Børns Vilkårs værdier.

Implementeringen omfattede skræddersyede E-ink kort i Børns Vilkårs specifikke farver og logo, hvilket sikrer en øjeblikkelig genkendelighed. Systemet blev udrullet simultant i både København og Aarhus, så gæster mødes af den samme professionalisme, uanset hvilken afdeling de besøger.

Onboardingen af de ansatte forløb gnidningsfrit, da systemet automatiserer adviseringer, når en gæst ankommer og tjekker ind. Den digitale løsning har overflødiggjort manuelle lister og sikret, at receptionen altid har et realtids-overblik over alle besøgende i bygningen.

Resultatet

De umiddelbare forbedringer var mærkbare fra dag ét, hvor gæster nu modtager et personligt, digitalt kort ved ankomst, der udstråler professionalisme. Branding-effekten er markant, da de specialdesignede E-ink kort fungerer som en forlængelse af Børns Vilkårs visuelle identitet under hele besøget.

Med over 520 ansatte har løsningen reduceret tidsforbruget på gæstehåndtering, da flowet nu kører automatisk fra check-in til værtsbesked.

Den langsigtede effekt er en øget stolthed blandt medarbejderne over at kunne byde velkommen i professionelle rammer. Besøgende giver udtryk for en høj tilfredshed med den moderne modtagelse, hvilket understøtter Børns Vilkårs image som en fremsynet og velorganiseret organisation.