Na registratie moet de bezoeker ook worden ontvangen
Wanneer de receptie niet permanent bemand is, moet de gast toch weten waar het bezoek begint en wie er helpt. Een incheckscherm kan de aankomst registreren, maar kan niet alle taken van de gastheer overnemen. Spreek daarom een ontvangstroutine af die ook werkt als de gastheer bezet is.
Verdeel vóór het bezoek drie taken
- De gastheer bereidt het bezoek voor, controleert de ontmoetingsplaats en ontvangt de gast.
- Een overeengekomen vervanger zal assisteren als de gastheer te laat is, afwezig is of niet reageert.
- Een operationeel verantwoordelijke houdt de instructies bij de ingang actueel en helpt bij scherm- of verbindingsproblemen.
Eén team kan alle rollen vervullen, maar de verantwoordelijkheid moet duidelijk zijn. Leg vast hoe iemand bereikbaar is en wanneer de vervanger overneemt. Een gedeelde mailbox helpt alleen als iemand deze tijdens de afgesproken uren in de gaten houdt.
Maak duidelijk wat de gast moet doen
Loop van de ingang naar de ontmoetingsplek met iemand die het gebouw niet kent. Kan de bezoeker het scherm vinden, de gastheer selecteren en zien waar hij moet wachten? Geef een afgesproken contactmogelijkheid voor als de registratie niet lukt. Vermijd instructies die toegang tot interne medewerkerssystemen vereisen.
In MyDesk kan voor aankomst een bezoek worden voorbereid. Bij het inchecken kan de host een e-mail ontvangen en als aanvulling kan SMS worden geactiveerd. Controleer uw specifieke instellingen en de gegevens van de ontvangers; een geregistreerde aankomst is op zichzelf geen bevestiging dat de gastheer het bericht heeft gezien.
Een voorbeeld: de host is nog in vergadering
De bezoeker komt op tijd en checkt in. De gastheer kan de lopende vergadering niet verlaten. Via de afgesproken contactmogelijkheid moet de bezoeker dan hulp kunnen krijgen, zonder afhankelijk te zijn van het moment waarop de gastheer op zijn telefoon kijkt. De vervanger kan de bezoeker ontvangen of vertellen waar en hoelang hij moet wachten.
Beschrijf deze werkwijze en test die met de betrokken collega’s. Ga er niet van uit dat een vervanger automatisch dezelfde melding als de gastheer ontvangt. Eventueel doorsturen of een andere melding moet apart worden afgesproken en getest.
Test uitzonderingen voordat de receptie onbemand wordt
- De gast arriveert zonder afspraak of kan zijn gastheer niet vinden.
- De gastheer heeft vrij, is ziek of heeft andere contactgegevens.
- Het scherm of de verbinding werkt niet en de bezoeker heeft een andere contactmogelijkheid nodig.
- Het bezoek eindigt en de gast dient te weten hoe met het uitchecken en een eventuele gastenkaart wordt omgegaan.
Spreek ook af wie aan het einde van de dag de bezoekstatus controleert. Het bezoekersoverzicht volgt de registraties; ontbrekende uitcheckregistraties moeten volgens uw werkwijze worden afgehandeld. Bespreek toegang tot het gebouw apart van de registratie van het bezoek.
Gebruik een proefbezoek om het hele proces te controleren: uitnodiging, aankomst, bericht, ontvangst en vertrek. Noteer waar de gast hulp nodig heeft en corrigeer de instructies met de verantwoordelijken voor de receptie.
Bekijk de mogelijkheden voor MyDesk Gastregistratie.