Zuerst klären, welchen Bedarf die Kapazität decken soll
Die Zahl der Schreibtische muss zu den Personen passen, die gleichzeitig einen geeigneten Arbeitsplatz benötigen. Grenzen Sie zunächst Büro, Bereich und Arbeitszeit ab. Beschreiben Sie auch, welche Plätze fest zugewiesen sind und welche tatsächlich geteilt werden können. Die Gesamtzahl der Beschäftigten oder ein Wochenschnitt allein bestimmt den Bedarf nicht.
Ein Rechenbeispiel: im Schnitt 44, am Dienstag aber 64
Ein fiktives Büro verfügt über 80 Schreibtische. Bei einer Zählung um 10 Uhr an jedem Tag einer Woche sind am Montag 30 Plätze in Gebrauch, am Dienstag 64, am Mittwoch 58, am Donnerstag 42 und am Freitag 26. Der Durchschnitt der fünf Zählungen beträgt 44: (30 + 64 + 58 + 42 + 26) / 5. Dies ist ein Rechenbeispiel, keine Kundenauswertung.
Ein Vorschlag für 60 Schreibtische läge über dem Durchschnitt. Bei gleichem Bedarf würden bei der Zählung am Dienstag jedoch vier Plätze fehlen. Die 64 sind nur die höchste beobachtete Zahl dieser fünf Zählungen. Damit wurden weder die übrigen Tagesstunden noch andere Wochen gemessen.
Prüfen, welche Plätze tatsächlich nutzbar sind
Kapazität ist mehr als die Zahl der Tische auf einem Grundriss. Prüfen Sie, ob die freien Plätze zu den Aufgaben und Bedürfnissen der Beschäftigten passen. Achten Sie besonders auf:
- Plätze mit notwendiger Ausstattung oder besonderen individuellen Anpassungen.
- Fest zugewiesene Plätze, geschlossene Bereiche und Tische in Reparatur.
- Teams, die zusammensitzen müssen, und Aufgaben, die Ruhe erfordern.
Ist ein Bereich voll, ist ein freier Platz auf einer anderen Etage nur dann eine brauchbare Alternative, wenn er tatsächlich verfügbar und geeignet ist. Erfassen Sie auch Fälle, in denen jemand die Platzsuche aufgibt. Diese erscheinen nicht unbedingt als Schreibtischnutzung.
Mehrere Tage untersuchen, bevor Tische entfernt werden
Betrachten Sie mehrere repräsentative Wochen und mehrere Zeitpunkte im Arbeitstag. Kennzeichnen Sie Urlaubszeiten, Veranstaltungen und andere Besonderheiten, damit sie separat bewertet werden können. Halten Sie Reservierungen und erfasste Nutzung getrennt; ein fehlendes Sensorsignal bedeutet allein keinen leeren Platz.
Wenn gemeinsame Bürotage anders verteilt werden sollen, muss dies mit den Teams vereinbart und erprobt werden. Rechnen Sie nicht damit, dass sich die Anwesenheit allein durch weniger Tische verschiebt. Vereinbaren Sie auch, was Beschäftigte tun, wenn kein geeigneter Platz verfügbar ist.
Einen Vorschlag testen und die nächste Bewertung vereinbaren
Beschreiben Sie die vorgeschlagene Platzzahl pro Bereich, die Annahmen und Situationen, in denen Engpässe entstehen können. Erproben Sie die Änderung in einem begrenzten Bereich, bevor sie dauerhaft wird. Verfolgen Sie erfasste Nutzung, ungedeckten Platzbedarf und Erfahrungen der Beschäftigten.
MyDesk AI Office Analytics kann die vereinbarten Daten in Dashboards und Berichten zusammenführen, einschließlich Buchungs- und Sensordaten, soweit vorhanden. Prüfen Sie Bereiche, Zeiträume und Datenquellen des Berichts, bevor Sie damit die Schreibtischzahl bestimmen. Es gibt keine feste Desk Ratio oder Reserve, die zu jedem Büro passt.
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Lesen Sie die Anleitung zur Berechnung der Bürobelegung.
Vergleichen Sie Hot Desking, feste Plätze und ein gemischtes Modell.