Bestäm först vad kapaciteten ska räcka till
Antalet skrivbord ska passa dem som behöver en lämplig arbetsplats samtidigt. Börja med att avgränsa kontor, område och arbetstid. Beskriv också vilka platser som är fasta och vilka som faktiskt kan delas. Det totala antalet medarbetare eller ett veckogenomsnitt kan inte ensamt avgöra behovet.
Ett räkneexempel: 44 i genomsnitt men 64 på tisdagen
Ett tänkt kontor har 80 tillgängliga skrivbord. Vid en räkning klockan 10 varje dag under en vecka används 30 platser på måndagen, 64 på tisdagen, 58 på onsdagen, 42 på torsdagen och 26 på fredagen. Genomsnittet av de fem räkningarna är 44: (30 + 64 + 58 + 42 + 26) / 5. Det är ett räkneexempel, inte kunddata.
Ett förslag om 60 skrivbord skulle ligga över genomsnittet men sakna fyra platser vid tisdagens räkning om behovet var detsamma. De 64 är bara det högsta observerade antalet i dessa fem räkningar. Ni har därmed inte mätt övriga timmar på dagen eller andra veckor.
Kontrollera vilka platser som faktiskt kan användas
Kapaciteten är mer än antalet bord på en planritning. Undersök om de lediga platserna passar uppgifterna och medarbetarnas behov. Var särskilt uppmärksamma på:
- Platser med nödvändig utrustning eller särskilda individuella anpassningar.
- Fasta platser, stängda områden och bord som repareras.
- Team som behöver sitta tillsammans och uppgifter som kräver lugn.
Om ett område är fullt är en ledig plats på en annan våning bara ett användbart alternativ om den faktiskt är tillgänglig och lämplig. Registrera också när någon ger upp försöket att hitta en plats. Det syns inte nödvändigtvis som användning av ett skrivbord.
Undersök fler dagar innan ni tar bort skrivbord
Titta på flera representativa veckor och flera tidpunkter under arbetsdagen. Markera semester, evenemang och andra särskilda förhållanden så att de kan bedömas separat. Håll bokningar och registrerad användning åtskilda; en saknad sensorsignal betyder inte i sig att en plats är tom.
Om ni vill fördela gemensamma kontorsdagar annorlunda behöver det förankras i teamen och testas. Räkna inte med att närvaron ändras enbart för att antalet skrivbord minskar. Bestäm också vad medarbetarna ska göra när det inte finns en lämplig plats.
Testa ett förslag och bestäm när det ska utvärderas
Beskriv det föreslagna antalet platser per område, förutsättningarna och situationer där platsbrist kan uppstå. Testa ändringen i ett avgränsat område innan den blir permanent. Följ upp registrerad användning, behov som inte kunnat tillgodoses och medarbetarnas erfarenheter.
MyDesk AI Office Analytics kan samla överenskomna data i dashboards och rapporter, inklusive boknings- och sensordata där de finns. Kontrollera rapportens områden, perioder och datakällor innan ni använder den för att välja antal skrivbord. Ingen fast desk ratio eller buffert passar alla kontor.
Se möjligheterna med MyDesk AI Office Analytics.