Bei der Wahl zwischen festen und geteilten Schreibtischen sollte der Arbeitsalltag im Mittelpunkt stehen. Mitarbeiter mit Spezialausstattung brauchen möglicherweise einen bestimmten Platz. Ein Projektteam muss vielleicht vor allem an gemeinsamen Bürotagen zusammensitzen können.
Nicht das ganze Büro muss demselben Modell folgen. Klären Sie zunächst, welche Arbeitsplätze geteilt werden können und welche Bedürfnisse eine feste Lösung erfordern. Entscheiden Sie danach, wie Mitarbeiter einen geeigneten Platz finden.
Drei Modelle zum Vergleich
Feste Arbeitsplätze
Jeder Mitarbeiter hat einen eigenen Arbeitsplatz. Das bietet einen vertrauten Ort, an dem persönliche Ausstattung stehen bleiben kann. Bei Abwesenheit ist der Platz nicht automatisch für andere verfügbar. Vereinbaren Sie gesondert, ob ein fester Arbeitsplatz dann genutzt werden darf.
Hot Desking
In diesem Leitfaden bezeichnet Hot Desking Arbeitsplätze, die keiner bestimmten Person zugeordnet sind. Mitarbeiter wählen für den Arbeitstag einen freien, geeigneten Platz. Dafür braucht es klare Absprachen zu Reservierung, Ausstattung, Aufräumen und Aufbewahrung persönlicher Dinge.
Ein gemischtes Modell
Einige Arbeitsplätze sind fest zugeordnet, andere werden geteilt. Ein Team kann einen gemeinsamen Bereich haben, ohne dass jeder einen eigenen Schreibtisch hat. Desk Sharing dient oft als Oberbegriff für geteilte Arbeitsplätze. Beschreiben Sie deshalb Ihre konkreten Regeln, statt sich nur auf einen Namen zu verlassen.
Vier Fragen, bevor Sie die Einrichtung ändern
- Wer benötigt eine spezielle Ausstattung oder eine bestimmte Arbeitsplatzgestaltung? Klären Sie den Bedarf mit den betroffenen Mitarbeitern, bevor Plätze geteilt werden.
- Wann sind die meisten Menschen gleichzeitig im Büro? Schauen Sie sich die geschäftigen Tage und die einzelnen Bereiche an, nicht nur den Durchschnitt der gesamten Woche.
- Welche Aufgaben erfordern Ruhe, welche Zusammenarbeit? Lage und Umfeld eines Arbeitsplatzes können ebenso entscheidend sein wie ein freier Stuhl.
- Wie finden Kollegen zueinander? Vereinbaren Sie, wie das Team gemeinsame Bürotage plant und benachbarte Arbeitsplätze auswählt.
Ein Beispiel: gleiches Team, unterschiedliche Bedürfnisse
Ein Team kann feste Arbeitsplätze für Tätigkeiten mit schwer beweglicher Ausstattung vorsehen und den übrigen Bereich gemeinsam nutzen. An gemeinsamen Bürotagen buchen die Teilnehmer passende Plätze in der Nähe. Das ist eine mögliche Aufteilung, keine empfohlene Quote für feste und geteilte Schreibtische.
Testen Sie das Modell zunächst in einem Bereich
Vereinbaren Sie einen Testzeitraum, einen Ansprechpartner und klare Regeln für Buchung und Stornierung. Stellen Sie sicher, dass Mitarbeiter wissen, wo sie ihre Sachen aufbewahren können und was sie tun, wenn der gebuchte Arbeitsplatz nicht zur Aufgabe passt.
Prüfen Sie, ob Mitarbeiter geeignete Arbeitsplätze fanden, das Team zusammensitzen konnte und besondere Bedürfnisse berücksichtigt wurden. Passen Sie das Modell anhand der Antworten an, bevor Sie weitere Bereiche umstellen. Geteilte Schreibtische allein belegen nicht, dass das Büro mit weniger Arbeitsplätzen auskommt.
Nutzen Sie die Buchung, um die Vereinbarungen zu konkretisieren
Mit MyDesk Schreibtischbuchung können Mitarbeiter freie Arbeitsplätze auf Grundrissen sehen und einen Platz in der Nähe ihrer Kollegen auswählen. Die Lösung lässt sich an feste und flexible Bereiche sowie Ihre Buchungsregeln anpassen. Die konkrete Einrichtung sollte Ihrem gewählten Büromodell folgen.
Lesen Sie auch unseren Leitfaden zur Schreibtischbuchung für den Alltag und unsere Anleitung für gemeinsame Bürotage für die Planung im Team.