Beslut først, hvad kapaciteten skal kunne rumme
Antallet af skriveborde skal passe til dem, der har brug for en egnet plads samtidig. Begynd med at afgrænse kontor, område og arbejdstid. Beskriv også, hvilke pladser der er faste, og hvilke der reelt kan deles. Et samlet medarbejdertal eller ugegennemsnit kan ikke alene afgøre behovet.
Et regneeksempel: 44 i gennemsnit, men 64 tirsdag
Et tænkt kontor har 80 tilgængelige skriveborde. Ved en optælling kl. 10 hver dag i en uge er 30 pladser i brug mandag, 64 tirsdag, 58 onsdag, 42 torsdag og 26 fredag. Gennemsnittet af de fem optællinger er 44: (30 + 64 + 58 + 42 + 26) / 5. Det er et regneeksempel, ikke kundedata.
Et forslag om 60 skriveborde ville ligge over gennemsnittet, men mangle fire pladser ved tirsdagens optælling, hvis behovet var det samme. De 64 er kun det højeste observerede antal i disse fem optællinger. I har ikke dermed målt dagens øvrige timer eller andre uger.
Kontrollér hvilke pladser der faktisk kan bruges
Kapaciteten er ikke kun et antal borde på en plantegning. Undersøg, om de ledige pladser passer til opgaverne og medarbejdernes behov. Hold især øje med:
- Pladser med nødvendigt udstyr eller særlige individuelle tilpasninger.
- Faste pladser, lukkede områder og borde under reparation.
- Teams, der har brug for at sidde sammen, og opgaver, der kræver ro.
Hvis ét område er fuldt, er en ledig plads på en anden etage kun et brugbart alternativ, hvis den faktisk er tilgængelig og egnet. Registrér også tilfælde, hvor nogen opgiver at finde en plads. De ses ikke nødvendigvis som brug af et skrivebord.
Undersøg flere dage, før I fjerner borde
Se på flere repræsentative uger og flere tidspunkter i arbejdsdagen. Markér ferie, arrangementer og andre særlige forhold, så de kan vurderes særskilt. Hold reservationer og registreret brug adskilt; et manglende sensorsignal er ikke i sig selv en tom plads.
Hvis I vil fordele fælles kontordage anderledes, skal det aftales med teamene og afprøves. Regn ikke med, at fremmødet flytter sig alene, fordi antallet af borde sænkes. Aftal også, hvad medarbejderne gør, når der ikke er en egnet plads.
Afprøv et forslag og aftal, hvornår I vurderer det igen
Beskriv det foreslåede antal pladser pr. område, forudsætningerne og de situationer, hvor der kan opstå mangel. Afprøv ændringen i et afgrænset område, før I gør den permanent. Følg op på både registreret brug, afviste pladsbehov og medarbejdernes erfaringer.
MyDesk AI Office Analytics kan samle de aftalte data i dashboards og rapporter, herunder booking- og sensordata, hvor de findes. Kontrollér rapportens områder, perioder og datakilder, før I bruger den til at vælge antal skriveborde. Der er ikke én fast desk ratio eller buffer, som passer til alle kontorer.
Se mulighederne i MyDesk AI Office Analytics.