Bepaal eerst welke behoefte de capaciteit moet dekken
Het aantal bureaus moet passen bij degenen die tegelijk een geschikte werkplek nodig hebben. Baken eerst kantoor, zone en werktijden af. Beschrijf ook welke plekken vast zijn en welke daadwerkelijk gedeeld kunnen worden. Het totale personeelsaantal of een weekgemiddelde bepaalt de behoefte niet op zichzelf.
Een rekenvoorbeeld: gemiddeld 44, maar 64 op dinsdag
Een denkbeeldig kantoor heeft 80 beschikbare bureaus. Bij een telling om 10 uur op elke dag van een week zijn op maandag 30 plekken in gebruik, op dinsdag 64, op woensdag 58, op donderdag 42 en op vrijdag 26. Het gemiddelde van de vijf tellingen is 44: (30 + 64 + 58 + 42 + 26) / 5. Dit is een rekenvoorbeeld, geen klantdata.
Een voorstel voor 60 bureaus zou boven het gemiddelde liggen, maar bij dezelfde behoefte zouden er tijdens de telling op dinsdag vier plekken ontbreken. De 64 is alleen het hoogste waargenomen aantal in deze vijf tellingen. Daarmee zijn de overige uren van de dag of andere weken nog niet gemeten.
Controleer welke plekken daadwerkelijk bruikbaar zijn
Capaciteit is meer dan het aantal bureaus op een plattegrond. Onderzoek of de vrije plekken passen bij de taken en behoeften van medewerkers. Let vooral op:
- Plekken met noodzakelijke apparatuur of specifieke individuele aanpassingen.
- Vaste plekken, gesloten zones en bureaus die worden gerepareerd.
- Teams die bij elkaar moeten zitten en taken die rust vereisen.
Als een zone vol is, is een vrije plek op een andere verdieping alleen een bruikbaar alternatief als die daadwerkelijk beschikbaar en geschikt is. Registreer ook gevallen waarin iemand het zoeken naar een plek opgeeft. Die verschijnen niet noodzakelijk als gebruik van een bureau.
Onderzoek meer dagen voordat jullie bureaus weghalen
Bekijk meerdere representatieve weken en meerdere momenten tijdens de werkdag. Markeer vakanties, evenementen en andere bijzondere omstandigheden zodat die apart kunnen worden beoordeeld. Houd reserveringen en geregistreerd gebruik gescheiden; een ontbrekend sensorsignaal betekent op zichzelf geen lege plek.
Willen jullie gezamenlijke kantoordagen anders verdelen, spreek dat dan af met de teams en probeer het uit. Reken er niet op dat de aanwezigheid vanzelf verschuift doordat er minder bureaus zijn. Spreek ook af wat medewerkers doen als er geen geschikte plek beschikbaar is.
Test een voorstel en spreek af wanneer jullie het evalueren
Beschrijf het voorgestelde aantal plekken per zone, de aannames en situaties waarin tekorten kunnen ontstaan. Test de wijziging in een afgebakende zone voordat die permanent wordt. Volg geregistreerd gebruik, onvervulde werkplekbehoeften en ervaringen van medewerkers op.
MyDesk AI Office Analytics kan de afgesproken data samenbrengen in dashboards en rapporten, waaronder boekings- en sensordata waar die beschikbaar zijn. Controleer de zones, perioden en databronnen van het rapport voordat jullie daarmee het aantal bureaus bepalen. Er is geen vaste bureauratio of buffer die bij ieder kantoor past.
Bekijk de mogelijkheden van MyDesk AI Office Analytics.
Lees de handleiding voor het berekenen van de kantoorbezetting.