Define primero qué debe cubrir la capacidad
El número de escritorios debe ajustarse a quienes necesitan un puesto adecuado al mismo tiempo. Empieza por delimitar oficina, zona y horario de trabajo. Describe también qué puestos son fijos y cuáles pueden compartirse realmente. El número total de empleados o una media semanal no bastan para determinar la necesidad.
Un ejemplo: 44 de media, pero 64 el martes
Una oficina ficticia dispone de 80 escritorios. En un recuento a las 10 de la mañana cada día de una semana, se usan 30 puestos el lunes, 64 el martes, 58 el miércoles, 42 el jueves y 26 el viernes. La media de los cinco recuentos es 44: (30 + 64 + 58 + 42 + 26) / 5. Es un ejemplo de cálculo, no datos de clientes.
Una propuesta de 60 escritorios superaría la media, pero faltarían cuatro puestos en el recuento del martes si la necesidad fuera la misma. Los 64 son solo la cifra más alta observada en esos cinco recuentos. No se han medido por ello las demás horas del día ni otras semanas.
Comprueba qué puestos pueden utilizarse realmente
La capacidad no es solo el número de mesas en un plano. Comprueba si los puestos libres se adaptan a las tareas y necesidades de los empleados. Presta especial atención a:
- Puestos con el equipo necesario o adaptaciones individuales específicas.
- Puestos fijos, zonas cerradas y mesas en reparación.
- Equipos que necesitan sentarse juntos y tareas que requieren tranquilidad.
Si una zona está llena, un puesto libre en otra planta solo es una alternativa útil si realmente está disponible y es adecuado. Registra también los casos en que alguien deja de buscar un puesto. No se reflejan necesariamente como uso de un escritorio.
Examina más días antes de retirar escritorios
Analiza varias semanas representativas y varios momentos de la jornada. Señala vacaciones, eventos y otras circunstancias especiales para poder evaluarlas por separado. Distingue las reservas del uso registrado; la ausencia de una señal del sensor no significa por sí sola que un puesto esté vacío.
Si queréis distribuir de otra manera los días de oficina compartidos, acordadlo con los equipos y probadlo. No deis por hecho que la asistencia cambiará solo porque se reduzca el número de mesas. Acordad también qué hacer cuando no haya un puesto adecuado.
Prueba una propuesta y acuerda cuándo revisarla
Describe el número de puestos propuesto por zona, los supuestos y las situaciones en que podrían faltar plazas. Prueba el cambio en una zona delimitada antes de hacerlo permanente. Haz seguimiento del uso registrado, las necesidades de puestos no atendidas y las experiencias de los empleados.
MyDesk AI Office Analytics puede reunir los datos acordados en paneles e informes, incluidos datos de reservas y sensores cuando estén disponibles. Comprueba zonas, periodos y fuentes del informe antes de usarlo para elegir el número de escritorios. No existe una proporción fija de escritorios ni un margen que sirva para todas las oficinas.
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