Définissez d’abord le besoin à couvrir
Le nombre de bureaux doit correspondre aux personnes qui ont besoin d’un poste adapté au même moment. Commencez par définir les locaux, la zone et les horaires de travail. Précisez aussi quels postes sont attribués et lesquels peuvent réellement être partagés. L’effectif total ou une moyenne hebdomadaire ne suffit pas à déterminer le besoin.
Un exemple : 44 en moyenne, mais 64 le mardi
Un bureau fictif dispose de 80 postes disponibles. Un comptage à 10 h chaque jour pendant une semaine relève 30 postes utilisés le lundi, 64 le mardi, 58 le mercredi, 42 le jeudi et 26 le vendredi. La moyenne des cinq comptages est de 44 : (30 + 64 + 58 + 42 + 26) / 5. Il s’agit d’un exemple de calcul, pas de données clients.
Une proposition de 60 postes serait supérieure à la moyenne, mais il manquerait quatre places lors du comptage du mardi si le besoin restait le même. Les 64 ne sont que le nombre le plus élevé observé lors de ces cinq comptages. Les autres heures de la journée et les autres semaines n’ont pas pour autant été mesurées.
Vérifiez quels postes sont réellement utilisables
La capacité ne se résume pas au nombre de tables sur un plan. Vérifiez que les postes libres conviennent aux tâches et aux besoins des salariés. Examinez notamment :
- Les postes dotés de l’équipement nécessaire ou d’aménagements individuels particuliers.
- Les postes attribués, les zones fermées et les bureaux en réparation.
- Les équipes qui doivent travailler côte à côte et les tâches qui exigent du calme.
Si une zone est pleine, un poste libre à un autre étage n’est une solution utile que s’il est réellement disponible et adapté. Notez aussi les cas où une personne renonce à chercher une place. Ils n’apparaissent pas nécessairement comme une utilisation de bureau.
Étudiez plusieurs jours avant de retirer des bureaux
Examinez plusieurs semaines représentatives et plusieurs moments de la journée de travail. Signalez les congés, événements et autres circonstances particulières pour les évaluer séparément. Distinguez réservations et usage enregistré : l’absence de signal d’un capteur ne signifie pas à elle seule qu’un poste est vide.
Si vous souhaitez répartir autrement les jours de présence commune, convenez-en avec les équipes et testez cette organisation. Ne supposez pas que la présence se déplacera simplement parce que le nombre de bureaux diminue. Définissez aussi la marche à suivre lorsqu’aucun poste adapté n’est disponible.
Testez une proposition et fixez la prochaine évaluation
Décrivez le nombre de postes proposé par zone, les hypothèses et les situations où des places pourraient manquer. Testez le changement dans une zone limitée avant de le rendre permanent. Suivez l’usage enregistré, les besoins en postes non satisfaits et les retours des salariés.
MyDesk AI Office Analytics peut réunir les données convenues dans des tableaux de bord et des rapports, notamment les réservations et les données de capteurs lorsqu’elles existent. Vérifiez les zones, périodes et sources du rapport avant de l’utiliser pour déterminer le nombre de bureaux. Aucun ratio fixe de postes ni aucune marge ne convient à tous les bureaux.
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