Avklar først hva kapasiteten skal romme
Antallet skrivebord må passe til dem som trenger en egnet arbeidsplass samtidig. Begynn med å avgrense kontor, område og arbeidstid. Beskriv også hvilke plasser som er faste og hvilke som faktisk kan deles. Samlet antall ansatte eller et ukegjennomsnitt kan ikke alene avgjøre behovet.
Et regneeksempel: 44 i gjennomsnitt, men 64 tirsdag
Et tenkt kontor har 80 tilgjengelige skrivebord. Ved en opptelling klokken 10 hver dag i en uke er 30 plasser i bruk mandag, 64 tirsdag, 58 onsdag, 42 torsdag og 26 fredag. Gjennomsnittet av de fem opptellingene er 44: (30 + 64 + 58 + 42 + 26) / 5. Dette er et regneeksempel, ikke kundedata.
Et forslag om 60 skrivebord ville ligge over gjennomsnittet, men mangle fire plasser ved tirsdagens opptelling dersom behovet var det samme. De 64 er bare det høyeste observerte antallet i disse fem opptellingene. Dere har dermed ikke målt resten av dagens timer eller andre uker.
Kontroller hvilke plasser som faktisk kan brukes
Kapasitet er mer enn antall bord på en plantegning. Undersøk om de ledige plassene passer til oppgavene og de ansattes behov. Vær særlig oppmerksom på:
- Plasser med nødvendig utstyr eller særlige individuelle tilpasninger.
- Faste plasser, stengte områder og bord under reparasjon.
- Team som trenger å sitte sammen, og oppgaver som krever ro.
Er ett område fullt, er en ledig plass i en annen etasje bare et nyttig alternativ hvis den faktisk er tilgjengelig og egnet. Registrer også tilfeller der noen gir opp å finne en plass. De vises ikke nødvendigvis som bruk av et skrivebord.
Undersøk flere dager før dere fjerner bord
Se på flere representative uker og flere tidspunkter i arbeidsdagen. Marker ferie, arrangementer og andre spesielle forhold slik at de kan vurderes separat. Hold reservasjoner og registrert bruk adskilt; et manglende sensorsignal betyr ikke i seg selv en tom plass.
Vil dere fordele felles kontordager annerledes, må det avtales med teamene og prøves ut. Ikke regn med at fremmøtet flytter seg bare fordi antallet bord reduseres. Avtal også hva de ansatte gjør når det ikke finnes en egnet plass.
Prøv ut et forslag og avtal når det skal vurderes igjen
Beskriv foreslått antall plasser per område, forutsetningene og situasjoner der det kan oppstå mangel. Prøv endringen i et avgrenset område før den gjøres permanent. Følg opp både registrert bruk, udekkede plassbehov og de ansattes erfaringer.
MyDesk AI Office Analytics kan samle avtalte data i dashbord og rapporter, blant annet booking- og sensordata der de finnes. Kontroller rapportens områder, perioder og datakilder før dere bruker den til å velge antall skrivebord. Det finnes ikke ett fast forholdstall eller én buffer som passer alle kontorer.
Se mulighetene i MyDesk AI Office Analytics.