Beginnen Sie mit der Frage, auf die der Mitarbeiter eine Antwort benötigt
Ein Raumdisplay hilft der Person, die vor einem bestimmten Besprechungsraum steht. Planner hilft bei der Koordination von Meetings über mehrere Räume hinweg. Beide erfüllen unterschiedliche Aufgaben und können Teil derselben Lösung sein. Entscheidend ist, wo Entscheidungen fallen und wer handeln können soll.
- An der Tür: Ist dieser Raum verfügbar und wann beginnt das nächste Meeting?
- Bei der Planung: Welcher Raum und Zeitpunkt eignet sich, wenn ein Meeting verlegt werden muss?
- In beiden Abläufen: Wer ändert die Reservierung, und wo wird der aktualisierte Termin geprüft?
Das Raumdisplay zeigt den Status direkt am Raum
MyDesk-Raumdisplays zeigen Raumstatus und Besprechungsinformationen an der Tür. Touchscreens und E-Ink-Displays bieten unterschiedliche Möglichkeiten. Buchung und weitere Aktionen hängen von Modell, Kalenderrechten und Einrichtung ab; setzen Sie Touchscreen-Funktionen bei E-Ink nicht voraus.
Beurteilen Sie die Lesbarkeit vom Flur aus, Lage, Montage und Anschluss. Vereinbaren Sie, welche Informationen sichtbar sein müssen. Ein Statusbildschirm allein ist keine Bestätigung dafür, dass die Person an der Tür das Recht hat, die Besprechung zu ändern.
Planner ist für diejenigen, die im Namen anderer planen
MyDesk Planner bietet einen visuellen Überblick über Meetings und Räume. Empfangsmitarbeitende und persönliche Assistenzen können mit den passenden Kalenderrechten Meetings buchen oder verschieben. Catering kann einbezogen werden, wenn Planner zusammen mit dem Modul für Meeting-Catering eingerichtet ist.
Wählen Sie diesen Workflow, wenn die Aufgabe einen Überblick über mehrere Räume und die heutigen Änderungen erfordert. Vereinbaren Sie, wer Besprechungen verschieben kann, wer benachrichtigt wird und wie Änderungen kontrolliert werden. Eine Gesamtübersicht bedeutet nicht, dass alle Benutzer den gleichen Zugriff haben müssen.
Ein Beispiel: Die Besprechung benötigt einen größeren Raum
Die organisierende Person stellt fest, dass mehr Kollegen persönlich teilnehmen als erwartet. Die planungsverantwortliche Person findet einen geeigneten Raum und ändert den Termin mit den erforderlichen Berechtigungen. Prüfen Sie gespeicherte Reservierung, Benachrichtigung der Teilnehmenden und mögliches Catering nach Ihrem vereinbarten Ablauf.
Am neuen Raum sollten die Displayangaben anschließend mit der Reservierung übereinstimmen. Das Display hilft Teilnehmenden, das richtige Meeting zu finden; das Planungstool hilft der verantwortlichen Person, die Änderung vorzunehmen. Testen Sie beides, wenn Sie beide Lösungen nutzen.
Klären Sie dies vor der Auswahl und Einrichtung
- Soll der Mitarbeiter nur den Status sehen oder auch an der Tür Aktionen durchführen?
- Wer benötigt einen Überblick über mehrere Räume und Rechte zum Umbuchen?
- Welche Bildschirme haben Sie bereits und sind Modell und Software kompatibel?
- Wer kümmert sich darum, wenn Kalender und Display unterschiedliche Angaben zeigen?
Bitten Sie um eine Vorführung anhand Ihrer eigenen Räume und Rollen. Testen Sie Buchung, Verschiebung und Stornierung eines Meetings und prüfen Sie das Ergebnis im Kalender und am physischen Display. Klären Sie Hardware, Module und Einrichtung separat, damit Ihre Wahl auf den tatsächlich verfügbaren Funktionen beruht.
Siehe Bildschirmtypen und Installationsoptionen.
Informationen zur Besprechungsplanung finden Sie unter MyDesk Planner.