Comience con la pregunta para la que el empleado necesita una respuesta.
Una pantalla de sala ayuda a quien está ante una sala concreta. Planner ayuda a quien coordina reuniones entre varias salas. Cumplen funciones distintas y pueden formar parte de la misma solución. Elija según dónde se toma la decisión y quién debe poder actuar.
- En la puerta: ¿Está disponible esta sala y cuándo comienza la próxima reunión?
- Durante el trabajo de planificación: ¿Qué sala y horario son adecuados cuando es necesario trasladar una reunión?
- En ambos procesos: ¿Quién actualiza la reserva y dónde se comprueba la reunión modificada?
La pantalla muestra el estado junto a la sala
Las pantallas de sala de MyDesk muestran el estado y la información de la reunión en la puerta. Las pantallas táctiles y E-Ink ofrecen opciones distintas. La reserva y otras acciones dependen del modelo, los permisos de calendario y la configuración; no dé por hecho que las funciones táctiles están disponibles en E-Ink.
Evalúe la legibilidad desde el pasillo, la ubicación, el montaje y la conexión. Acuerde qué información debe ser visible. Una pantalla de estado no confirma por sí sola que la persona ante la puerta tenga permiso para modificar la reunión.
Planner es para quienes planifican en nombre de otros
MyDesk Planner ofrece una vista visual de reuniones y salas. El personal de recepción y los asistentes personales pueden reservar o trasladar reuniones con los permisos de calendario adecuados. El catering puede incluirse cuando Planner se configura junto con el módulo de catering para reuniones.
Elija este proceso si necesita ver varias salas y los cambios del día en conjunto. Acuerde quién puede trasladar reuniones, quién recibe avisos y cómo se comprueban los cambios. Una vista conjunta no implica que todos los usuarios deban tener el mismo acceso.
Un ejemplo: la reunión necesita una sala más grande
El organizador descubre que asistirán más compañeros presencialmente de lo previsto. La persona responsable de planificar encuentra una sala adecuada y modifica la reunión con los permisos necesarios. Compruebe la reserva guardada, el aviso a los participantes y el posible catering según el procedimiento acordado.
En la nueva sala, la pantalla debe coincidir después con la reserva. La pantalla ayuda a los participantes a identificar la reunión correcta; la herramienta de planificación ayuda a la persona responsable a realizar el cambio. Pruebe ambas si utiliza las dos soluciones.
Aclare esto antes de la selección y configuración.
- ¿El empleado sólo debe ver el estado o también realizar acciones en la puerta?
- ¿Quién necesita una vista de varias salas y permiso para cambiar reservas?
- ¿Qué pantallas tienen ya y son compatibles el modelo y el software?
- ¿Quién hace el seguimiento si el calendario y la pantalla muestran información diferente?
Solicite una demostración basada en sus propias salas y funciones de trabajo. Pruebe reservar, trasladar y cancelar una reunión y compruebe el resultado en el calendario y en la pantalla física. Aclare por separado el hardware, los módulos y la configuración para elegir según las funciones que realmente recibirá.
Ver tipos de pantalla y opciones de instalación.