Klären Sie, was eigentlich offen ist
Ein Besuch außerhalb der Öffnungszeiten erfordert mehr als eine vereinbarte Besprechungszeit. Die Besetzung der Rezeption, der Gebäudezutritt und die Anwesenheit des Gastgebers sind drei verschiedene Dinge. Klären Sie diese einzeln, bevor der Gast eine endgültige Bestätigung erhält.
Ein reservierter Besprechungsraum oder ein vorangemeldeter Gast belegen nicht, dass der Gast das Gebäude betreten kann. Lassen Sie sich von der gebäudeverantwortlichen Person bestätigen, welche genehmigten Ankunfts- und Zutrittsregelungen zum gewünschten Zeitpunkt gelten. Ist der Besuch unter diesen Bedingungen nicht möglich, verlegen Sie ihn auf einen Zeitpunkt mit geregeltem Empfang.
Treffen Sie eine konkrete Vereinbarung mit dem Gastgeber
- Ankunft: Vereinbaren Sie den genauen Eingang, die Uhrzeit und den Treffpunkt. Vermeiden Sie eine allgemeine Adresse, wenn der Gast einen anderen Eingang als tagsüber nutzen soll.
- Gastgeber: Bestätigen Sie, wer den Gast empfängt und wie der Gast diese Person bei einer Verspätung erreicht. Eine versandte Nachricht ist nicht dasselbe wie eine vom Gastgeber bestätigte Vereinbarung.
- Stellvertreter: Vereinbaren Sie, wer im Falle einer Verhinderung des Gastgebers übernimmt. Benachrichtigen Sie die Person im Voraus und lassen Sie sich die Vereinbarung bestätigen.
Senden Sie dem Gast die notwendigen praktischen Informationen
Fassen Sie bestätigte Angaben in einer Einladung oder Nachricht zusammen: Ankunftsort, Uhrzeit, Kontaktweg und örtliche Hinweise. Nutzen Sie für Zutrittsinformationen Ihr genehmigtes Verfahren. Bei Änderungen müssen der Gast und die empfangende Person denselben Informationsstand haben.
Prüfen Sie auch, ob weitere Absprachen zur späten Uhrzeit gelten. Eine Parkmöglichkeit oder Cateringbestellung für den Tag bestätigt nicht automatisch einen Abendservice. Lassen Sie sich Ort, Zeitpunkt und Zuständigkeiten konkret bestätigen.
Vereinbaren Sie die Abreise vor Beginn des Besuchs
Klären Sie, wer bis zum Ende des Besuchs verantwortlich bleibt, wo Gästekarten zurückgegeben werden und wie der Check-out nach Ihrem örtlichen Verfahren erfasst wird. Eine abgelaufene Endzeit in der Besprechungseinladung belegt nicht, dass der Gast gegangen ist oder seine Karte zurückgegeben hat.
Dauert der Besuch länger als geplant, muss der Gastgeber klären, ob die vereinbarten Bedingungen noch gelten. Wenden Sie sich an die zuständige Person, statt anzunehmen, dass eine verlängerte Kalenderbuchung auch Gebäudezutritt oder Personalbesetzung ändert.
Gästeregistrierung in die Planung einbeziehen
MyDesk beschreibt Voranmeldung, Check-in und Ankunftsbenachrichtigungen an den Gastgeber. Klären Sie die konkrete Konfiguration mit MyDesk und der gebäudeverantwortlichen Person. Die Registrierung ersetzt keine Vereinbarung über persönlichen Empfang, Zutritt und Abreise.
Sehen Sie sich die Lösung von MyDesk für die Gastregistrierung an