Eine Kalendereinladung mit Uhrzeit und Firmenname kann für einen Kollegen ausreichen. Wer zum ersten Mal zu Besuch kommt, muss auch wissen, welches Gebäude, welcher Eingang und welcher Empfang gemeint sind. Halten Sie die praktischen Angaben zusammen, damit Gäste sie bei der Ankunft auf dem Smartphone finden.
Was sollte die Gasteinladung enthalten?
- Zeit, voraussichtliche Endzeit und Zweck des Besuchs.
- Die vollständige Adresse, der korrekte Eingang und möglicherweise ein Kartenlink.
- Name des Gastgebers und eine Kontaktmöglichkeit bei Verspätungen oder Schwierigkeiten, den Eingang zu finden.
- Eine kurze Erklärung, wo der Gast seine Ankunft meldet und wo er warten muss.
- Praktische Informationen zum Parken und Zugang, sofern für den Besuch relevant.
Fragen Sie, ob der Gast bei der Ankunft Unterstützung benötigt. Klären Sie konkrete Bedürfnisse direkt mit der Person und prüfen Sie den Weg zum Empfang und Besprechungsraum. Sagen Sie einen barrierefreien Zugang erst zu, wenn Sie ihn überprüft haben.
Teilen Sie die Verantwortung zwischen Gastgeber und Rezeption auf
Der Gastgeber organisiert den Besuch und sorgt dafür, dass die Rezeption über die voraussichtliche Ankunft informiert ist. Der Rezeption muss bekannt sein, wer den Gast abholt und wer kontaktiert werden kann, wenn der Gastgeber beschäftigt ist. Vereinbaren Sie bei Bedarf einen Ersatz.
Voranmeldung bedeutet, dass der Besuch vor der Ankunft vorbereitet wird. Beim Check-in wird die tatsächliche Ankunft registriert. Eine Einladung oder ein Name auf der Liste der erwarteten Gäste ist daher allein kein Beweis dafür, dass der Gast angekommen ist.
Ein Beispiel für eine kurze Ankunftsnachricht
Passen Sie diese Vorlage an Ihre Gegebenheiten an: Wir treffen uns am [Datum] um [Uhrzeit] an folgender Adresse: [Adresse]. Nutzen Sie den Eingang bei [Orientierungspunkt] und melden Sie sich am [Empfang/Check-in] an. Ich hole Sie dort ab. Bei Verspätungen oder Fragen erreichen Sie mich über [Kontaktmöglichkeit]. Der Besuch endet voraussichtlich um [Uhrzeit].
Fügen Sie Parkanweisungen nur hinzu, wenn Sie die geltenden Regeln und Optionen kennen. Eine Einladung ist nicht automatisch eine Parkplatzreservierung oder Einfahrtserlaubnis.
Wenn sich Zeit, Teilnehmer oder Gastgeber ändern
Aktualisieren Sie die Einladung und prüfen Sie auch den vorbereiteten Besuch in der Gästeregistrierung. Folgen Sie Ihrem vereinbarten Ablauf, statt anzunehmen, dass alle Systeme gemeinsam aktualisiert werden. Informieren Sie den Empfang über kurzfristige Änderungen und stellen Sie sicher, dass der Gast die aktuellen Angaben hat.
Bei Gruppenbesuchen muss eine Person die Teilnehmerliste und den Empfang abgleichen. Vereinbaren Sie, ob die Gruppe gemeinsam ankommt, wo sie wartet und wer später ankommenden Teilnehmern hilft.
So kann MyDesk die Vorbereitung unterstützen
Mit MyDesk Gästeregistrierung können Gäste aus Outlook vorab registriert werden. Der Empfang kann auch eine Gästeliste für einen Gruppenbesuch importieren. Beim Check-in kann der Gastgeber eine E-Mail erhalten; SMS müssen aktiviert werden. Nachrichten und Abläufe hängen von Ihrer Konfiguration ab.
Lesen Sie unsere Übersicht über die Gästeregistrierung von der Einladung bis zur Abreise zum weiteren Besuchsablauf. Wenn Sie auch Essen oder Getränke benötigen, nutzen Sie die Checkliste für Meeting-Catering.
Überprüfen Sie die Nachricht als Erstbesucher
Öffnen Sie die Einladung auf einem Smartphone. Können Sie den Eingang finden, den Ablauf bei der Ankunft verstehen und jemanden erreichen, ohne das Büro zu kennen? Klären Sie unklare Angaben vor dem Versand. Eine verständliche Einladung gibt Gast und Empfang eine gemeinsame Grundlage.