Afklar, hvad der faktisk er åbent
Et besøg uden for åbningstid kræver en aftale om mere end mødetidspunktet. Receptionens bemanding, bygningens adgangsforhold og værtens tilstedeværelse er tre forskellige ting. Afklar dem hver for sig, før gæsten får en endelig bekræftelse.
En reserveret mødesal eller en præregistreret gæst dokumenterer ikke, at gæsten kan komme ind. Bed den ansvarlige for bygningen bekræfte, hvilke godkendte ankomst- og adgangsaftaler der kan bruges på det ønskede tidspunkt. Kan besøget ikke gennemføres efter disse aftaler, så flyt det til et tidspunkt, hvor modtagelsen er på plads.
Lav en konkret aftale med værten
- Ankomst: Aftal præcis indgang, tidspunkt og mødested. Undgå en generel adresse, hvis gæsten skal bruge en anden indgang end i dagtimerne.
- Vært: Bekræft, hvem der tager imod, og hvordan gæsten får kontakt ved forsinkelse. En udsendt besked er ikke det samme som en aftale, værten har bekræftet.
- Stedfortræder: Aftal, hvem der overtager, hvis værten bliver forhindret. Giv vedkommende besked på forhånd og få aftalen bekræftet.
Send gæsten de nødvendige praktiske oplysninger
Saml de bekræftede oplysninger i én invitation eller besked: ankomststed, tidspunkt, kontaktvej og eventuelle lokale instruktioner. Brug jeres godkendte proces til oplysninger om adgang. Ved ændringer skal den, der modtager gæsten, have samme oplysninger som gæsten.
Kontrollér også, om de øvrige aftaler gælder på det sene tidspunkt. En parkeringsmulighed eller bestilling af forplejning i dagtimerne er ikke i sig selv en aftale om service om aftenen. Få det konkrete sted, tidspunkt og ansvar bekræftet.
Aftal afrejsen, før besøget begynder
Afklar, hvem der følger besøget til ende, hvor eventuelle gæstekort afleveres, og hvordan udtjekning registreres efter jeres lokale proces. En afsluttet mødeinvitation beviser ikke, at gæsten er gået eller har afleveret sit kort.
Hvis besøget varer længere end planlagt, skal værten afklare, om de aftalte forhold stadig gælder. Brug den ansvarlige kontakt frem for at antage, at en forlænget kalenderbooking også ændrer bygningens adgang eller bemanding.
Brug gæsteregistrering som en del af aftalen
MyDesk beskriver præregistrering, check-in og besked til værten ved ankomst. Afklar den konkrete opsætning med MyDesk og jeres bygningsansvarlige. Registreringen erstatter ikke aftalen om fysisk modtagelse, adgang og afrejse.
Se MyDesks løsning til gæsteregistrering