Aclara qué está realmente abierto
Una visita fuera de horario requiere acordar algo más que la hora de la reunión. La dotación de recepción, el acceso al edificio y la presencia del anfitrión son tres cuestiones distintas. Acláralas por separado antes de confirmar la visita.
Reservar una sala o registrar previamente a un visitante no demuestra que pueda entrar. Pide al responsable del edificio que confirme qué procedimientos autorizados de llegada y acceso se aplican a la hora prevista. Si la visita no puede realizarse conforme a ellos, trasládala a un horario en el que la recepción esté organizada.
Llega a un acuerdo concreto con el anfitrión
- Llegada: acuerda la entrada exacta, la hora y el punto de encuentro. Evita una dirección general si el visitante debe utilizar una entrada distinta de la habitual durante el día.
- Anfitrión: confirma quién recibe al visitante y cómo puede este contactar en caso de retraso. Enviar un mensaje no equivale a tener un acuerdo confirmado por el anfitrión.
- Sustituto: acordad quién se hará cargo si el anfitrión no puede acudir. Avisad a esa persona de antemano y obtened su confirmación.
Envía al visitante la información práctica necesaria
Reúne los datos confirmados en una invitación o mensaje: punto de llegada, hora, forma de contacto e instrucciones locales. Sigue vuestro procedimiento autorizado para la información de acceso. Si hay cambios, quien recibe al visitante debe disponer de la misma información que este.
Comprueba también si los demás acuerdos se aplican a esa hora. Disponer de aparcamiento o de un pedido de catering durante el día no confirma por sí solo un servicio por la tarde. Confirma el lugar, la hora y los responsables concretos.
Acuerda la salida antes de que comience la visita
Aclara quién será responsable hasta el final de la visita, dónde se devuelven las tarjetas de visitante y cómo se registra la salida según vuestro procedimiento. Que haya pasado la hora de finalización de la invitación no demuestra que el visitante se haya marchado o devuelto su tarjeta.
Si la visita dura más de lo previsto, el anfitrión debe comprobar si siguen vigentes las condiciones acordadas. Contacta con el responsable en lugar de suponer que ampliar una reserva del calendario también cambia el acceso o la dotación de personal del edificio.
Incluye el registro de visitantes en la planificación
MyDesk describe el registro previo, el registro de entrada y las notificaciones de llegada al anfitrión. Aclara la configuración concreta con MyDesk y el responsable del edificio. El registro no sustituye los acuerdos sobre recepción en persona, acceso y salida.
Consulta la solución de MyDesk para el registro de visitantes