Förtydliga vad som egentligen är öppet
Ett besök efter öppettid kräver mer än en överenskommen mötestid. Receptionens bemanning, tillträdet till byggnaden och värdens närvaro är tre olika saker. Klargör dem var för sig innan gästen får en slutlig bekräftelse.
Ett bokat mötesrum eller en förregistrerad gäst bevisar inte att gästen kan komma in. Be den byggnadsansvariga bekräfta vilka godkända rutiner för ankomst och tillträde som gäller vid den önskade tiden. Om besöket inte kan genomföras enligt dessa rutiner, flytta det till en tid då mottagandet är ordnat.
Gör en konkret överenskommelse med värden
- Ankomst: Kom överens om exakt entré, tid och mötesplats. Undvik en allmän adress om gästen behöver använda en annan entré än under dagen.
- Värd: Bekräfta vem som tar emot och hur gästen får kontakt vid försening. Ett skickat meddelande är inte samma sak som en överenskommelse som värden har bekräftat.
- Ersättare: Kom överens om vem som tar över om värden får förhinder. Meddela personen i förväg och få avtalet bekräftat.
Skicka gästen nödvändig praktisk information
Samla de bekräftade uppgifterna i en inbjudan eller ett meddelande: ankomstplats, tid, kontaktväg och eventuella lokala instruktioner. Följ er godkända rutin för tillträdesinformation. Vid ändringar ska den som tar emot ha samma information som gästen.
Kontrollera också om övriga överenskommelser gäller vid den senare tiden. Parkering eller en beställning av mötesförtäring på dagtid bekräftar inte i sig service på kvällen. Få den konkreta platsen, tiden och ansvarsfördelningen bekräftade.
Bestäm hur avresan ska gå till innan besöket börjar
Klargör vem som ansvarar tills besöket är avslutat, var eventuella besökskort lämnas tillbaka och hur utcheckning registreras enligt er lokala rutin. Att mötesinbjudans sluttid har passerat bevisar inte att gästen har gått eller lämnat tillbaka sitt kort.
Om besöket varar längre än planerat ska värden kontrollera om överenskommelserna fortfarande gäller. Kontakta den ansvariga i stället för att anta att en förlängd kalenderbokning också ändrar tillträdet eller bemanningen.
Låt gästregistrering ingå i planeringen
MyDesk beskriver förregistrering, incheckning och ankomstbesked till värden. Klargör den konkreta konfigurationen med MyDesk och er byggnadsansvariga. Registreringen ersätter inte överenskommelsen om personligt mottagande, tillträde och avresa.
Se MyDesks lösning för gästregistrering