Maak duidelijk wat er daadwerkelijk open is
Voor een bezoek buiten openingstijden moet meer worden afgesproken dan alleen het tijdstip van de vergadering. De bezetting van de receptie, toegang tot het gebouw en aanwezigheid van de gastheer zijn drie verschillende zaken. Bespreek ze afzonderlijk voordat de bezoeker een definitieve bevestiging krijgt.
Een gereserveerde vergaderruimte of vooraf aangemelde bezoeker bewijst niet dat de bezoeker naar binnen kan. Vraag de gebouwverantwoordelijke welke goedgekeurde aankomst- en toegangsafspraken op het gewenste tijdstip gelden. Kan het bezoek niet volgens die afspraken plaatsvinden, verplaats het dan naar een tijdstip waarop de ontvangst geregeld is.
Maak concrete afspraken met de gastheer
- Aankomst: Spreek de exacte ingang, tijd en ontmoetingsplaats af. Vermijd een algemeen adres als de gast een andere ingang nodig heeft dan overdag.
- Gastheer: bevestig wie de bezoeker ontvangt en hoe de bezoeker bij vertraging contact kan opnemen. Een verzonden bericht is niet hetzelfde als een afspraak die de gastheer heeft bevestigd.
- Vervanger: Spreek af wie het overneemt als de gastheer verhinderd is. Breng de persoon vooraf op de hoogte en laat de overeenkomst bevestigen.
Stuur de gast de nodige praktische informatie
Zet de bevestigde gegevens in één uitnodiging of bericht: aankomstplek, tijdstip, contactwijze en lokale instructies. Volg voor toegangsinformatie het goedgekeurde proces. Bij wijzigingen moeten de bezoeker en degene die hem ontvangt over dezelfde informatie beschikken.
Controleer ook of andere afspraken op het latere tijdstip gelden. Een parkeermogelijkheid of cateringbestelling voor overdag bevestigt op zichzelf geen service in de avond. Laat plaats, tijdstip en verantwoordelijkheden concreet bevestigen.
Regel het vertrek voordat het bezoek begint
Spreek af wie tot het einde verantwoordelijk blijft, waar eventuele bezoekerspassen worden ingeleverd en hoe het uitchecken volgens jullie proces wordt geregistreerd. Een verstreken eindtijd in de vergaderuitnodiging bewijst niet dat de bezoeker vertrokken is of de pas heeft ingeleverd.
Duurt het bezoek langer dan gepland, dan moet de gastheer nagaan of de afgesproken voorwaarden nog gelden. Benader de verantwoordelijke contactpersoon in plaats van aan te nemen dat een verlengde agendaboeking ook de toegang of personeelsbezetting van het gebouw wijzigt.
Neem bezoekersregistratie op in de planning
MyDesk beschrijft vooraf aanmelden, inchecken en aankomstmeldingen aan de gastheer. Stem de concrete inrichting af met MyDesk en de gebouwverantwoordelijke. Registratie vervangt niet de afspraken over persoonlijke ontvangst, toegang en vertrek.
Zie de oplossing van MyDesk voor gastregistratie