Beenden Sie den Besuch, wenn der Gast geht
Das Meeting ist beendet, der Gast hat seine Karte zurückgegeben. Trotzdem steht der Besuch in der Rezeptionsübersicht noch als aktiv. Kartenrückgabe und Check-out sind zwei getrennte Aufgaben. Ein einfacher Ablauf macht deutlich, wer das Besuchsende erfasst.
Die Gästeübersicht in MyDesk spiegelt erfasste Check-ins und Check-outs wider. Die Rezeption kann die Abreise für den Gast erfassen. Vereinbaren Sie daher, wie Gastgeber oder Gast Bescheid geben und wer das Ergebnis in Ihrer Konfiguration prüft.
Die drei Aufgaben bei der Abreise verteilen
- Der Gastgeber oder Gast teilt mit, dass der Besuch beendet ist.
- Der Verantwortliche registriert den Check-out und prüft den Status des Besuchs.
- Ausgegebene Namens- und Zutrittskarten werden zurückgegeben und gemäß dem vereinbarten Ablauf behandelt.
Beschreiben Sie, wohin sich Gäste wenden sollen und was bei geschlossener Rezeption gilt. Hinweise in der Einladung helfen nur, wenn sie dem tatsächlichen Ablauf am Ausgang entsprechen. Erproben Sie diesen mit einer Kollegin oder einem Kollegen, bevor er zur festen Anweisung wird.
Noch aktive Besuche nachverfolgen
Legen Sie einen passenden Zeitpunkt für die Prüfung der Tageseinträge fest. Klären Sie zunächst die Abweichung: Ist der Gast noch im Gebäude, wurde der Besuch verlängert oder fehlt die Erfassung der Abreise? Fragen Sie bei unklarem Status den Gastgeber, statt die Abreise zum geplanten Meetingende vorauszusetzen.
Korrigieren Sie den betreffenden Eintrag nach Klärung des Ablaufs und prüfen Sie den neuen Status. Ein beendeter Kalendertermin, eine zurückgegebene Karte und ein ausgecheckter Gast sind unterschiedliche Dinge. Die Besucherliste spiegelt Einträge wider und kann allein nicht bestätigen, wer tatsächlich im Gebäude ist.
Halten Sie Kartenrückgabe und Zutritt getrennt
Eine sichtbare Gästekarte identifiziert den Gast, ist aber nicht automatisch eine Zutrittskarte. Geben Sie auch Karten für Türen oder andere Zugangspunkte aus, richten sich Rückgabe und weitere Bearbeitung nach den Regeln Ihres Zutrittssystems. Gehen Sie nicht davon aus, dass allein ein Check-out in der Gästeliste die Zutrittsberechtigung einer Karte ändert.
Vereinbaren Sie, wer einer fehlenden Karte nachgeht. Ermöglichen Sie einen korrekten Besuchsabschluss, auch wenn die Kartenrückgabe separat nachverfolgt werden muss. Lassen Sie einen Gast nicht nur als anwesend eingetragen, um an eine fehlende Karte zu erinnern.
Ausnahmen mit der Rezeption durchgehen
Testen Sie einen normalen Besuch, einen Gast, der ohne Mitteilung geht, und einen verlängerten Besuch. Prüfen Sie, wer die Nachricht erhält, wer den Status berichtigen darf und wie die nächste zuständige Person offene Aufgaben erkennt. So wird der Abschluss ein gemeinsamer Ablauf statt einer Frage des Ratens.
Sehen Sie sich die Möglichkeiten zur digitalen Gästeregistrierung in MyDesk an.
Hier finden Sie den Leitfaden zur Registrierung der Ankunft und Abreise der Gäste.